Einladung zur Hauptversammlungen via Internet oder Fax
Einladungen zu satzungsmäßigen Hauptversammlungen dürfen von Vereinen auch dann via E-Mail oder Fax an die Mitglieder versendet werden, wenn in der Satzung vermerkt ist, dass eine Einladung in schriftlicher Form zu erfolgen hat.
Hintergrund war der Antrag auf Eintragung einer Satzungsänderung, die in einer ordentlichen Hauptversammlung eines Vereins beschlossen worden war. Das zuständige Registergericht lehnte die Eintragung jedoch ab, da die Einladung zur Hauptversammlung offensichtlich per E-Mail und Fax versendet worden war, obwohl eine schriftliche Einladung gefordert sei. Das Registergericht ging in seiner Entscheidung davon aus, dass eine schriftliche Einladung – analog zum Aktiengesellschafts-, GmbH- oder Genossenschaftsrecht – immer per Brief zugestellt werden müsse.
Dem widerspricht das OLG Hamburg, denn im Sinne des BGH-Urteils II ZR 65/95 genüge im Vereinsrecht auch eine andere schriftliche Form, z.B. eine E-Mail oder ein Fax.
Nach § 127 BGB werden bei Gesellschaftsformen, für welche bei Übermittlungen von Mitteilungen vom Gesetz keine klaren Vorgaben gemacht werden, diese Regeln „willkürlich“ von diesen festgelegt. Schriftform lasse in solchen Fällen ausdrücklich auch andere Möglichkeiten zu, die dem telekommunikativen Bereich zuzuordnen sind (E-Mail, Fax).
Der § 126 BGB, der sich auf gesetzlich geregelte Schriftformen bezieht und diese präzisiert, sei auf Vereine nicht anwendbar, da für diese vom Gesetzgeber keine verbindlichen Schriftformen vorgesehen seien. Die Regelungen des § 127 BGB gelten somit im Zweifel auch für Rechtsgeschäfte.
Allerdings müssen Vereinen nach § 58 Nr. 4 BGB festlegen, wie sie ihre Mitglieder zu einer Hauptversammlung einladen wollen. Die Festlegung „schriftlich“ heiße in diesem Zusammenhang allerdings nicht, dass ausschließlich Briefe zulässig seien. Es müsse hier lediglich sichergestellt werden, dass die Empfänger rechtzeitig Kenntnis von der Mitteilung erhielten bzw. diese ohne Probleme erhalten könnten.
Auf die Zulassung telekommunikativer Wege der Zustellung weise auch die Neufassung des § 127 BGB vom 13.7.2001 (seit 01.08.2001 in Kraft) hin, die nunmehr ausdrücklich in Absatz 1 auch die elektronische Übermittlung erlaube. Weiterhin sei in Absatz 2 des § 127 BGB neben die bis dahin einzig gültige telegrafische Form nun auch die telekommunikative Möglichkeit getreten.
Das Gericht verweist hierbei insbesondere auf die Drucksache 14/4987 des Deutschen Bundestages, in dem ausgeführt sei, dass die Anpassung des § 127 BGB dahingehend geboten wäre, dass auch neue, zeitgemäße Kommunikationswege als rechtsgültig zuzulassen seien, solange sie keiner rechtsgültigen Unterschrift bedürften (s. hierzu auch BGH-Urteil III ZR 200/84). Mündliche Mitteilungen seien dagegen nicht rechtmäßig.
Weiterhin wird betont, selbst bei strenger Auslegung des § 127 BGB sei auch der „Formzweck“ zu berücksichtigen, der hier einzig darin läge, die Mitglieder zu einer Hauptversammlung einzuladen, wofür keine Unterschrift notwendig sei. Daher wäre auch in diesem Sinne die Übermittlung der Einladung per E-Mail oder Fax zulässig.
Die Satzungsänderung ist ins Register einzutragen, da die Einladung ornugsgemäß erfolgte.
Der Beschluss bietet Vereinen mehr Rechtssicherheit hinsichtlich der Einladung zu Hauptversammlungen per E-Mail oder Fax. Insbesondere bedeutet dies, dass auch Beschlüsse der Hauptversammlung, die ins Register eingetragen werden müssen, auch dann gültig sind, wenn eben ausschließlich per E-Mail oder Fax zur entsprechenden Hauptversammlung eingeladen wurde. Eine fernmündliche Einladung zu einer Hauptversammlung hingegen ist unzulässig und macht damit auch Beschlüsse einer solchen Hauptversammlung ungültig.
OLG Hamburg, Beschluss vom 06.05.2013, Az. 2 W 35/12
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