Lettershop-Verfahren und DSGVO: Keine gemeinsame Verantwortlichkeit

Wer Briefwerbung verschicken möchte, steht häufig vor demselben Problem: Es fehlen geeignete Adressdaten. Viele Unternehmen greifen deshalb auf Adresshändler zurück, die im sogenannten Lettershop-Verfahren komplette Werbeaktionen übernehmen – von der Auswahl der Adressaten bis zum Versand.

Genau eine solche Konstellation hatte das Verwaltungsgericht Berlin im Oktober 2025 zu beurteilen. Es ging um die Frage, ob das werbende Unternehmen und die Adresshändlerin bei einem Lettershop-Modell gemeinsam Verantwortliche nach Art. 26 DSGVO sind.

Das Gericht (VG Berlin,Urt. v. 10.2025 - Az.: VF 1 K 74/24) entschied: In der konkreten Fallgestaltung besteht keine gemeinsame Verantwortlichkeit zwischen Theater und Adresshändlerin für die Auswahl und Verwendung der Adressdaten im Lettershop-Verfahren. Für Unternehmen, die mit Adresshändlern arbeiten, ist diese Entscheidung hochrelevant, weil sie die Grenzen der gemeinsamen Verantwortlichkeit deutlich markiert und eine deutlich differenziertere Sichtweise nahelegt, als sie teilweise von Aufsichtsbehörden vertreten wird.

Ausgangspunkt: Was ist das Lettershop-Verfahren?

Grundidee des Modells

Beim Lettershop-Verfahren beauftragt ein Unternehmen einen externen Dienstleister (oft Adresshändler oder Marketingdienstleister), der

• eigene Adressbestände nutzt
• anhand bestimmter Vorgaben Zielgruppen auswählt
• Werbebriefe druckt bzw. drucken lässt
• und den Versand vollständig organisiert.

Wichtig ist: Das werbende Unternehmen erhält in dieser Konstellation keinen Zugriff auf die konkreten Adressdaten. Es sieht also nicht, welche Person unter welcher Anschrift angeschrieben wurde. Es „kauft“ letztlich nur den Versand von Werbung in eine bestimmte Zielgruppe.

Rollenverteilung beim Lettershop

Typischerweise stellt sich die Rollenverteilung so dar:

• Das werbende Unternehmen
• entscheidet sich für eine Werbekampagne,
• definiert den Zweck (z.B. Neukundengewinnung für eine bestimmte Veranstaltung oder ein Produkt),
• legt in groben Zügen die Zielgruppe fest (Region, Kaufkraft, Interessen).
• Der Adresshändler
• hält eigene Adressdaten vor,
• entwickelt ein bestimmtes Datenmodell (z.B. Mikrozellen nach Region und Kaufkraft),
• selektiert die Adressen,
• organisiert die technische Umsetzung und den Versand.

Genau an dieser Aufteilung von Zweck und Mitteln der Datenverarbeitung setzt die rechtliche Bewertung an.

Der Fall vor dem Verwaltungsgericht Berlin

Das Revuetheater und die Adresshändlerin

Im entschiedenen Fall beauftragte ein Berliner Revuetheater eine Adresshändlerin damit, Werbebriefe an potenzielle Neukunden zu versenden. Das Theater gab lediglich zwei Eckpunkte vor:

• Wohnsitz der Personen in Berlin oder Brandenburg
• erwartete überdurchschnittliche Kaufkraft

Die Adresshändlerin griff für die Kampagne auf ihren eigenen Datenbestand zurück, wählte anhand der Vorgaben passende Adressdatensätze aus und veranlasste den Versand der Werbebriefe.

Aufgrund des Lettershop-Verfahrens erhielt das Theater die verwendeten Adressdaten zu keinem Zeitpunkt. Es konnte nicht nachvollziehen, welche konkrete Person angeschrieben wurde und hatte auch keinen Zugriff auf die entsprechenden Datensätze.

Einschreiten der Datenschutzbehörde

Eine Empfängerin dieser Werbung beschwerte sich bei der zuständigen Datenschutzbehörde. Die Behörde war der Auffassung, zwischen dem Theater und der Adresshändlerin bestehe eine gemeinsame Verantwortlichkeit nach Art. 26 DSGVO, und sprach gegen das Theater eine Verwarnung aus.

Die Argumentation der Behörde lief vereinfacht darauf hinaus:

• Das Theater profitiere wirtschaftlich von der Werbeaktion.
• Es bestimme die Zwecke der Datenverarbeitung (Neukundengewinnung).
• Ohne Auftrag des Theaters wäre es nicht zu dieser konkreten Verarbeitung gekommen.

Aus Sicht der Behörde genügte diese Mitwirkung, um eine gemeinsame Verantwortlichkeit anzunehmen.

Die Klage des Theaters

Das Revuetheater wollte die Verwarnung nicht akzeptieren und zog vor Gericht. Es machte im Kern geltend:

• Es habe keine Kenntnis von den konkreten Adressdaten,
• es treffe keine Entscheidungen über technische oder organisatorische Einzelheiten der Datenverarbeitung,
• die gesamte Ausgestaltung der Verarbeitung liege bei der Adresshändlerin.

Das Verwaltungsgericht Berlin gab dem Theater Recht und hob die Verwarnung auf.

Rechtlicher Maßstab: Wann liegt gemeinsame Verantwortlichkeit nach Art. 26 DSGVO vor?

Verantwortung nach DSGVO

Die DSGVO unterscheidet zwischen:

• allein Verantwortlichen
• Auftragsverarbeitern
• gemeinsam Verantwortlichen

Gemeinsam Verantwortliche liegen dann vor, wenn zwei oder mehr Akteure Zwecke und Mittel der Verarbeitung gemeinsam festlegen. Entscheidend ist ein tatsächliches „Zusammenwirken“ bei zentralen Entscheidungen über die Datenverarbeitung.

Wesentliche Kriterien sind:

• Gibt es einen gemeinsamen oder verflochtenen Zweck?
• Entscheiden beide Seiten über zentrale Modalitäten der Verarbeitung (z.B. welche Daten, in welcher Form, über welche technischen Abläufe)?
• Greifen die jeweiligen Entscheidungen bei Zweck und Mitteln ineinander?

Je enger dieses gemeinsame Festlegen ist, desto eher liegt eine gemeinsame Verantwortlichkeit nahe.

Zweck- und Mittelverantwortung

Die DSGVO verlangt nicht, dass alle Beteiligten zu gleichen Teilen über alle Aspekte entscheiden. Aber:

• Es genügt nicht, wenn ein Beteiligter nur den Zweck abstrakt vorgibt (z.B. „wir wollen werben“)
• und der andere vollständig eigenständig über alle Mittel entscheidet (z.B. Datenquellen, Datenmodelle, Auswahlalgorithmen, Versandprozesse).

Gerade das war der Kernpunkt in dem Lettershop-Fall: Das Theater setzte zwar den Zweck, die Adresshändlerin bestimmte jedoch allein die Mittel.

Die Argumentation des VG Berlin im Lettershop-Fall

Zweckbestimmung durch das Theater

Das Verwaltungsgericht stellt klar: Das Theater hat in seinem Eigeninteresse den Zweck der Verarbeitung festgelegt. Es ging um Direktwerbung zur Förderung der eigenen Geschäftstätigkeit und wirtschaftlichen Erfolg.

Auch aus Sicht der Empfänger der Werbebriefe wirkt die Maßnahme eindeutig als Werbung des Theaters:

• Die Briefe trugen das Corporate Design des Theaters,
• es wurde ausschließlich für den Besuch der Shows des Theaters geworben,
• die Adresshändlerin tritt nach außen nicht in Erscheinung.

Daraus ergibt sich: Das Theater tritt gegenüber den Empfängern sehr deutlich als „Verantwortlicher“ der Werbemaßnahme in Erscheinung – jedenfalls in Bezug auf die von ihm verfolgten Zwecke.

Keine Einflussnahme auf die Mittel der Verarbeitung

Entscheidend war allerdings etwas anderes: Das Theater hatte keinen Einfluss auf die Mittel der Datenverarbeitung durch die Adresshändlerin.

Das Gericht betont insbesondere:

• Die Adresshändlerin führte den gesamten Datenverarbeitungsprozess nach einem von ihr konzipierten Lettershop-Verfahren bzw. Mikrozellen-Modell durch.
• Das Theater hatte keine Möglichkeit, auf die strukturelle und organisatorische Ausgestaltung dieses Prozesses einzuwirken.
• Es konnte insbesondere nicht beeinflussen,
• wie Mikrozellen gebildet werden,
• welche Merkmale den Mikrozellen zugeordnet werden,
• nach welchen Kriterien die Selektion im Detail erfolgt,
• wie die technische Umsetzung des Adressauswahl- und Versandprozesses gestaltet wird.

Damit beschränkte sich die Rolle des Theaters darauf, ein bestimmtes Ergebnis zu bestellen: Werbung in einer Zielgruppe „Berlin/Brandenburg mit überdurchschnittlicher Kaufkraft“. Wie dieses Ergebnis technisch, organisatorisch und datenmäßig erreicht wird, lag vollständig in der Verantwortung der Adresshändlerin.

Vorgabe der Zielgruppe ist keine Entscheidung über die „Mittel“

Ein wesentlicher Punkt der Entscheidung: Das Gericht ordnet die Vorgabe der Zielgruppe klar der Zweckbestimmung zu, nicht der Festlegung der Mittel.

Die Zielgruppenvorgabe

• folgt einer eindeutig wirtschaftlichen Motivation (Ansprache kaufkräftiger Haushalte),
• dient der Konkretisierung des Zwecks „Neukundengewinnung“,
• stellt sich nicht als Entscheidung darüber dar, wie die Adresshändlerin die Daten im Einzelnen verarbeitet.

Die bloße Festlegung „Haushalte in Berlin und Brandenburg mit bestimmter Kaufkraft“ führt nach Auffassung des Gerichts nicht dazu, dass das Theater auf die Mittel der Datenverarbeitung Einfluss nimmt – selbst dann nicht, wenn man bereits die Mikrozellenselektion als Verarbeitung personenbezogener Daten wertet.

Keine über die Auftragserteilung hinausgehende Mitwirkung

Nach der Argumentation des Gerichts würde eine Einflussnahme auf die Mittel nur dann vorliegen, wenn das Theater irgendeine weitergehende, konzeptionelle oder organisatorische Mitwirkung am Verarbeitungsprozess gezeigt hätte.

Beispiele für eine solche Mitwirkung wären etwa:

• Mitbestimmung über die Struktur des Datenmodells,
• Vorgaben zur technischen Ausgestaltung der Selektion,
• Einfluss auf organisatorische Sicherheitsmaßnahmen,
• aktive Mitgestaltung von Kriterien jenseits der bloßen Zweckbeschreibung.

All das war im entschiedenen Fall nicht ersichtlich. Das Theater hat aus Sicht des Gerichts lediglich eine Leistung eingekauft, deren prozedurale Gestaltung vollständig in den Händen der Adresshändlerin lag.

Abgrenzung zu Social-Media-Fällen (Fanpage, Fashion ID)

Warum diese Fälle häufig herangezogen werden

In der Diskussion um gemeinsame Verantwortlichkeit werden häufig bekannte Entscheidungen zu Social-Media-Konstellationen herangezogen – etwa Fanpages oder Social-Media-Plugins. Dort wurde eine gemeinsame Verantwortlichkeit von Websitebetreibern und Plattformbetreibern angenommen.

Der Gedanke der Aufsichtsbehörden: Wenn bereits die Einbindung einer Plattform in eine Website zu gemeinsamer Verantwortlichkeit führen kann, dann müsse erst recht ein werbendes Unternehmen, das einen Adresshändler nutzt, gemeinsam verantwortlich sein.

Das Verwaltungsgericht Berlin sieht das jedoch differenzierter.

Der „Schlüssel“-Gedanke in den EuGH-Fällen

In den Social-Media-Fällen spielt ein Punkt eine zentrale Rolle: Die Websitebetreiber fungieren gewissermaßen als „Schlüssel“ zum Datenzugriff der Plattform.

• Erst durch die Einrichtung der Fanpage oder das Einbinden des Plugins wird es der Plattform ermöglicht, personenbezogene Daten der Nutzer in einem bestimmten Umfang zu erheben.
• Die Einbindung des Plugins dient damit nicht nur einem Zweck, sondern ist zugleich ein strukturell-technisches Element, das für die Datenverarbeitung der Plattform konstitutiv ist.

Dieses „Schlüssel“-Moment – die faktische Ermöglichung des Datenzugriffs – spricht dort für eine gemeinsame Verantwortlichkeit zumindest für bestimmte Verarbeitungsphasen, insbesondere die Datenerhebung.

Warum das Lettershop-Verfahren anders gelagert ist

Im Lettershop-Fall verhält es sich anders:

• Die Adresshändlerin verfügt bereits unabhängig vom Auftrag des Theaters über ihren Adressdatenbestand.
• Sie hat jederzeit Zugriff auf diese Daten, auch ohne dass ein konkreter Werbeauftrag erteilt wird.
• Der Auftrag des Theaters führt zwar zu einer weiteren Verarbeitung, öffnet aber nicht erst die „Tür“ zu den Daten.

Die Entscheidung des Theaters, Werbung zu verschicken, ist damit zwar kausal für die konkrete Verarbeitung, aber nicht in dem Sinne „beherrschend“, dass ohne diese Entscheidung überhaupt kein Datenzugriff möglich wäre.

Daraus zieht das Gericht die Konsequenz, dass die Situation nicht mit den Social-Media-Fällen gleichgesetzt werden kann. Das einfache Auslösen einer zusätzlichen Verarbeitung reicht nach seiner Auffassung nicht, um eine gemeinsame Verantwortlichkeit zu begründen.

Praktische Konsequenzen der Entscheidung

Trennlinie: Gemeinsame vs. getrennte Verantwortlichkeit

Die Entscheidung deutet auf eine wichtige Trennlinie hin:

• Gemeinsame Verantwortlichkeit setzt in der Regel voraus, dass beide Seiten nicht nur denselben Zweck verfolgen, sondern auch in relevanter Weise an der Festlegung der Mittel beteiligt sind.
• Getrennte Verantwortlichkeit kommt dann in Betracht, wenn ein Unternehmen lediglich ein Ergebnis bestellt (z.B. „Werbung an Zielgruppe X“), während ein anderes Unternehmen selbstständig über Datenquellen, Datenmodelle und technische Abläufe entscheidet.

Im Lettershop-Fall wird deutlich: Das werbende Unternehmen bestimmt den Zweck, der Adresshändler entscheidet eigenständig über die Mittel. Genau das spricht gegen eine gemeinsame Verantwortlichkeit.

Was bedeutet das für Unternehmen, die mit Adresshändlern arbeiten?

Unternehmen können aus der Entscheidung mehrere Punkte mitnehmen:

• Lettershop-Modelle sind nicht automatisch Fälle gemeinsamer Verantwortlichkeit.
• Eine sorgfältige Vertragsgestaltung mit Adresshändlern wird noch wichtiger:
• Wie ist die Rolle des Adresshändlers definiert?
• Nutzt er eigene Datenbestände?
• Entscheidet er eigenständig über die konkrete Ausgestaltung der Verarbeitung?
• Unternehmen sollten sich bewusst machen, dass sie
• für ihre eigenen Entscheidungen (z.B. Inhalt der Werbung, Informationspflichten im Schreiben) weiterhin Verantwortliche bleiben,
• für die interne Datenverarbeitung des Adresshändlers aber nicht ohne Weiteres als Mit-Verantwortliche einzustufen sind.

Auftragsverarbeitung oder eigener Verantwortlicher?

Die Entscheidung fügt sich in die Linie ein, nach der Adresshändler, die eigene Datenbestände nutzen und diese nach einem von ihnen entwickelten Modell auswerten, in der Regel nicht als bloße Auftragsverarbeiter, sondern als eigene Verantwortliche einzuordnen sind.

Das bedeutet für vergleichbare Konstellationen:
• Ob ein Auftragsverarbeitungsvertrag im Sinne von Art. 28 DSGVO erforderlich ist, hängt vom konkreten Zuschnitt der Zusammenarbeit ab; bei eigenständiger Datenbasis und eigenem Selektions- oder Mikrozellenmodell spricht vieles gegen eine reine Auftragsverarbeitung.
• In vielen Fällen wird es sachgerecht sein, vertraglich zu dokumentieren, dass beide Seiten als getrennte Verantwortliche handeln, jeweils für ihren eigenen Verantwortungsbereich.

Gleichzeitig bleibt die Einordnung ein Einzelfallthema: Je mehr Einfluss das werbende Unternehmen auf Datenquellen, Auswahlmechanismen, technische Abläufe oder organisatorische Maßnahmen nimmt, desto eher kann im Einzelfall eine gemeinsame Verantwortlichkeit in den Blick geraten.

Umgang mit Betroffenenrechten und Beschwerden

Sicht des Empfängers: Wer ist Ansprechpartner?

Aus Sicht der Empfänger erscheint das Werbeschreiben als Maßnahme des werbenden Unternehmens – das Briefpapier, das Design und der Inhalt verweisen ausschließlich auf dieses Unternehmen.

Daraus ergeben sich in der Praxis:

• Betroffene werden sich regelmäßig zuerst an das werbende Unternehmen wenden.
• Dieses sollte vorbereitet sein, auf Anfragen zu reagieren, auch wenn die konkrete Adressauswahl bei einem Adresshändler lag.

Sinnvoll ist es daher, vertraglich mit dem Adresshändler zu regeln:

• wie mit Auskunftsanfragen umgegangen wird,
• wie Löschbegehren und Widersprüche koordiniert werden,
• welche Informationspflichten wer übernimmt.

Auch bei getrennter Verantwortlichkeit kann eine abgestimmte, transparente Praxis einen großen Unterschied bei Beschwerden und Prüfungen von Aufsichtsbehörden machen.

Einordnung gegenüber der Auffassung mancher Aufsichtsbehörden

Die Entscheidung des Verwaltungsgerichts Berlin stellt sich deutlich gegen eine sehr weitgehende Linie, die teilweise von Datenschutzbehörden vertreten wird, nach der schon die Kombination „Adressanmietung + Lettershop“ nahezu automatisch zu gemeinsamer Verantwortlichkeit führen soll.

Für Unternehmen, die sich bisher mit pauschalen Hinweisen auf eine angebliche gemeinsame Verantwortlichkeit konfrontiert sahen, bietet die Entscheidung wertvolle Argumentationslinien:

• Es kommt auf die konkrete Ausgestaltung der Zusammenarbeit an, nicht auf pauschale Typisierungen.
• Die bloße Zielgruppenvorgabe und das wirtschaftliche Interesse am Werbeerfolg reichen für eine gemeinsame Verantwortlichkeit nicht ohne Weiteres aus.
• Entscheidend ist die Frage, ob das werbende Unternehmen tatsächlich an der Festlegung der Mittel der Verarbeitung mitwirkt.

Gleichzeitig bleibt zu beachten: Andere Gerichte oder Behörden könnten Sachverhalte anders beurteilen, insbesondere wenn Unternehmen stärker in die Auswahlverfahren oder technischen Prozesse eingebunden sind. Die Entscheidung bietet aber eine gut begründete Gegenposition zu sehr weitgehenden Behördenauffassungen.

Praxistipps für Unternehmen, die Lettershop-Verfahren nutzen

Damit Sie die Vorteile der Entscheidung sinnvoll nutzen, ohne neue Risiken zu schaffen, bieten sich unter anderem folgende Ansatzpunkte an:

Verträge prüfen und klar gestalten

• Legen Sie vertraglich fest,
• dass der Adresshändler eigene Datenbestände nutzt und über deren Struktur selbst entscheidet,
• dass er für die operative Datenverarbeitung (Adressauswahl, Mikrozellenbildung, Versandlogistik) eigenverantwortlich ist.
• Regeln Sie klar, wie
• Informationspflichten gegenüber Betroffenen erfüllt werden,
• mit Auskünften, Löschungen und Widersprüchen umzugehen ist,
• mögliche Prüfungen durch Aufsichtsbehörden gemeinsam bewältigt werden.

Interne Dokumentation

• Dokumentieren Sie intern,
• dass Sie keinen Zugriff auf die Adressdaten haben,
• dass Sie keine technischen Vorgaben zur Datenverarbeitung im Detail machen,
• dass die Selektion und der Versand durch den Adresshändler eigenständig organisiert werden.

Diese Dokumentation kann im Fall einer Prüfung helfen, Ihre Rolle als getrennte Verantwortliche klar darzustellen.

Werbung rechtssicher gestalten

Auch in einer Konstellation wie dem entschiedenen Fall, in der Sie für die operative Datenverarbeitung des Adresshändlers nicht gemeinsam verantwortlich sind, bleiben wesentliche Pflichten bei Ihnen:

• Inhalt der Werbung (z.B. Transparenz, Irreführungsverbot, Wettbewerbsrecht)
• Gestaltung der Datenschutzhinweise im Werbeschreiben
• Beachtung des Widerspruchsrechts gegen Direktwerbung

Eine sorgfältige Abstimmung von Direktwerbung, Datenschutz und Wettbewerbsrecht bleibt daher zentral.

Fazit: Mehr Klarheit beim Lettershop – aber sorgfältige Gestaltung bleibt Pflicht

Die Entscheidung des Verwaltungsgerichts Berlin zum Lettershop-Verfahren ist für Unternehmen eine wichtige Orientierung:

• Sie zeigt, dass ein Werbetreibender, der lediglich Zweck und Zielgruppe vorgibt, nicht ohne Weiteres gemeinsam Verantwortlicher für die Datenverarbeitungsschritte der Adresshändlerin ist, insbesondere für das Auswählen und Verwenden der Adressdaten im Lettershop-Verfahren.
• Der Schwerpunkt der gemeinsamen Verantwortlichkeit liegt auf einem tatsächlichen Zusammenwirken bei der Festlegung sowohl von Zweck als auch von Mitteln der Verarbeitung.
• Die bloße wirtschaftliche Zielsetzung, gepaart mit einem Dienstleistungsvertrag, genügt hierfür in der Regel nicht.

Für die Praxis bedeutet das:

Wenn Sie Briefwerbung über einen Adresshändler im Lettershop-Verfahren durchführen lassen, bietet diese Entscheidung eine solide Grundlage, um gegenüber Behörden und Betroffenen sachlich und nachvollziehbar zu argumentieren. Gleichzeitig bleibt es wichtig, die vertragliche und organisatorische Gestaltung bewusst so auszurichten, dass die Rollenverteilung klar erkennbar und dokumentiert ist.