Geschäftliche Kommunikation per WhatsApp – Was ist rechtlich erlaubt?

WhatsApp ist aus dem Alltag vieler Menschen kaum noch wegzudenken. Rund 60 Millionen Nutzer allein in Deutschland greifen täglich zur App – ob zur privaten Verabredung, zum Austausch mit der Familie oder auch zur geschäftlichen Kommunikation. Gerade für Unternehmen bietet WhatsApp auf den ersten Blick attraktive Vorteile: Die Kommunikation ist schnell, unkompliziert und erreicht Kundinnen und Kunden dort, wo sie ohnehin aktiv sind – am Smartphone.

Kein Wunder also, dass immer mehr Unternehmen – vom kleinen Friseursalon über Online-Shops bis hin zu großen Dienstleistern – WhatsApp auch im geschäftlichen Umfeld nutzen. Termine werden per Chat vereinbart, Anfragen beantwortet oder sogar ganze Bestellprozesse über die App abgewickelt. Manche Firmen setzen dabei auf die offizielle WhatsApp Business-App, andere nutzen die private Version – teils ohne genau zu wissen, ob das rechtlich überhaupt zulässig ist.

Doch so praktisch WhatsApp im Geschäftsalltag auch sein mag: Der Dienst birgt erhebliche rechtliche Risiken, vor allem in Bezug auf den Datenschutz. Die DSGVO stellt hohe Anforderungen an die Verarbeitung personenbezogener Daten – und genau hier geraten viele Unternehmen ungewollt in Konflikt mit geltendem Recht. Auch die Pflicht zur Anbieterkennzeichnung, Werbevorschriften und Fragen der Beweisbarkeit von Kommunikation spielen eine wichtige Rolle.

Dieser Beitrag soll Ihnen einen umfassenden und leicht verständlichen Überblick darüber geben, was bei der geschäftlichen Nutzung von WhatsApp rechtlich zu beachten ist. Wir zeigen Ihnen, welche Risiken bestehen, welche Irrtümer sich hartnäckig halten – und wie Sie WhatsApp rechtskonform und verantwortungsvoll einsetzen können, wenn Sie es überhaupt nutzen sollten.

Übersicht:

WhatsApp Business vs. WhatsApp Messenger: Ein erster Überblick
Datenschutzrechtliche Risiken bei der Nutzung von WhatsApp
Darf ich WhatsApp zur Kundenkommunikation nutzen?
WhatsApp und Werbung: Rechtliche Stolperfallen
WhatsApp in der internen Unternehmenskommunikation
Impressumspflicht und Unternehmenskennzeichnung
Dokumentation, Nachweis und Beweissicherung
Praxistipps: So nutzen Sie WhatsApp rechtssicher im Unternehmen
Fazit: WhatsApp – Mit Augenmaß nutzen oder ganz vermeiden?

WhatsApp Business vs. WhatsApp Messenger: Ein erster Überblick

Wer WhatsApp geschäftlich nutzen möchte, steht zunächst vor der Frage: Welche App ist die richtige? Denn WhatsApp stellt zwei Varianten zur Verfügung – den klassischen WhatsApp Messenger, den viele privat nutzen, und die speziell für Unternehmen entwickelte WhatsApp Business-App. Daneben gibt es noch eine erweiterte Lösung für größere Unternehmen: die WhatsApp Business API. Doch worin bestehen die Unterschiede – und welche Variante ist rechtlich und praktisch sinnvoll?

Unterschiede beider Apps

Der normale WhatsApp Messenger richtet sich ausschließlich an Privatnutzer. Zwar nutzen ihn viele Selbstständige und kleinere Unternehmen trotzdem für geschäftliche Zwecke – etwa zur Kommunikation mit Kundschaft oder zur Terminvergabe. Doch das ist rechtlich problematisch. Denn der private Messenger ist nicht für den kommerziellen Einsatz gedacht und enthält keine Funktionen zur Unternehmenskennzeichnung oder DSGVO-konformen Verwaltung von Kundenkontakten.

Die WhatsApp Business-App hingegen ist speziell für kleinere und mittlere Unternehmen gedacht. Sie kann kostenlos heruntergeladen werden und bringt einige Zusatzfunktionen mit, etwa:

• ein Firmenprofil mit Adresse, Öffnungszeiten, Impressum und Weblink,
• automatische Begrüßungs- und Abwesenheitsnachrichten,
• schnelle Antworten auf häufige Fragen,
• und die Kategorisierung von Kontakten.

Diese Funktionen erleichtern den professionellen Einsatz und bieten einen gewissen strukturellen Rahmen. Allerdings löst auch die Business-App nicht automatisch alle rechtlichen Probleme – insbesondere beim Datenschutz.

Funktionen für Unternehmen

Die WhatsApp Business-App ermöglicht es Unternehmen, mit Kundinnen und Kunden auf gewohntem Wege zu kommunizieren. Besonders beliebt ist sie bei Dienstleistungsbetrieben, Handwerksunternehmen, Gastronomiebetrieben und dem Einzelhandel.

Aber Achtung: Auch wenn die App speziell für Unternehmen gedacht ist, werden Kontakte weiterhin über das eigene Adressbuch synchronisiert – und genau das ist aus datenschutzrechtlicher Sicht kritisch. Denn häufig enthält das Adressbuch auch Kontakte, die dem nicht zugestimmt haben. Ein DSGVO-konformer Einsatz ist nur dann möglich, wenn die App keinen Zugriff auf das gesamte Adressbuch erhält oder nur solche Kontakte gespeichert sind, die vorher ausdrücklich eingewilligt haben.

Vorteil durch API-Anbindung?

Für größere Unternehmen und Konzerne hat WhatsApp eine technisch ausgefeiltere Lösung geschaffen: die WhatsApp Business API (seit 2022 in „WhatsApp Business Platform“ umbenannt). Sie richtet sich an Unternehmen mit hohem Kommunikationsvolumen – z. B. Online-Shops, Banken oder Fluggesellschaften – und erlaubt eine Integration in bestehende Systeme wie CRM-, Ticketing- oder Helpdesk-Software.

Die Vorteile:

• Kein Adressbuchzugriff erforderlich
• Kommunikation über offizielle Partnerlösungen
• Möglichkeit, Datenschutzvorgaben technisch besser umzusetzen
• Skalierbarkeit für automatisierte und dokumentierte Kommunikation

Allerdings ist die API-Lösung nicht kostenlos und erfordert einen technischen Implementierungsaufwand. Für viele kleinere Unternehmen ist dieser Weg daher wirtschaftlich nicht praktikabel – aus rechtlicher Sicht wäre er aber der sicherste, wenn überhaupt auf WhatsApp gesetzt werden soll.

nach oben

Datenschutzrechtliche Risiken bei der Nutzung von WhatsApp

Die Nutzung von WhatsApp im geschäftlichen Kontext ist aus Sicht des Datenschutzrechts hoch problematisch – und das gilt selbst für die offizielle WhatsApp Business-App. Denn WhatsApp gehört zum Konzern Meta (ehemals Facebook), einem US-amerikanischen Unternehmen, das für seinen Umgang mit Nutzerdaten regelmäßig in der Kritik steht. Seit Inkrafttreten der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) im Mai 2018 wird der Einsatz von WhatsApp unternehmerisch deshalb ganz besonders kritisch bewertet.

DSGVO und WhatsApp – eine komplizierte Beziehung

Die DSGVO stellt strenge Anforderungen an Unternehmen, wenn sie personenbezogene Daten verarbeiten. Dazu zählen bereits einfache Informationen wie der Name, die Telefonnummer oder die IP-Adresse eines Kunden. WhatsApp verarbeitet all diese Daten – und das oft außerhalb der EU, nämlich auf Servern in den USA. Hinzu kommt: WhatsApp tauscht auch Daten mit anderen Meta-Diensten wie Facebook oder Instagram aus – ein Umstand, der ohne rechtssichere Einwilligung datenschutzwidrig ist.

Als Unternehmer oder Unternehmen gelten Sie im Sinne der DSGVO als Verantwortlicher für die Datenverarbeitung. Sie müssen daher sicherstellen, dass jede Verarbeitung rechtmäßig, transparent und zweckgebunden erfolgt. Genau hier liegt die Crux: WhatsApp als Dienst lässt sich datenschutzkonform kaum einsetzen, weil die notwendigen Informationen über die Datenverarbeitung weder vollständig noch klar zur Verfügung gestellt werden – und weil Sie selbst keinen vollständigen Einfluss auf die Datenweitergabe an Meta haben.

Problem: Adressbuchzugriff und Datenweitergabe an Meta

Eines der größten datenschutzrechtlichen Probleme bei WhatsApp liegt im automatischen Zugriff auf das Adressbuch des Smartphones. Die App verlangt regelmäßig Zugriff auf die gespeicherten Kontakte – also auch auf Telefonnummern von Personen, die weder Kundin oder Kunde sind noch je WhatsApp genutzt haben. Diese Telefonnummern werden an die Server von WhatsApp übermittelt, um die sogenannte "Kontakt-Synchronisation" durchzuführen.

Dabei werden auch Daten von Dritten ohne deren Einwilligung verarbeitet – was gegen Art. 6 Abs. 1 DSGVO verstößt. Viele Unternehmen erkennen dabei nicht, dass sie in diesem Fall selbst verantwortlich für die unrechtmäßige Weitergabe der Daten sind – und sich damit datenschutzrechtlich haftbar machen.

WhatsApp selbst behauptet, die hochgeladenen Telefonnummern würden nur gehasht (also technisch unleserlich gemacht) und nicht dauerhaft gespeichert. Dennoch bleibt die Weitergabe an einen außereuropäischen Anbieter ohne ausreichende Rechtsgrundlage ein schwerer Verstoß gegen das europäische Datenschutzrecht.

Was bedeutet „gemeinsame Verantwortlichkeit“?

Ein weiterer rechtlicher Knackpunkt ist die Frage, ob zwischen Ihrem Unternehmen und WhatsApp (bzw. Meta) eine sogenannte gemeinsame Verantwortlichkeit im Sinne von Art. 26 DSGVO besteht. Diese liegt dann vor, wenn zwei Parteien gemeinsam über die Zwecke und Mittel der Datenverarbeitung entscheiden.

Der Europäische Datenschutzausschuss (EDSA) hat in mehreren Fällen – etwa im Zusammenhang mit Facebook-Fanpages – ausgeführt, dass auch der bloße Einsatz eines Dienstes zur Datenverarbeitung eine gemeinsame Verantwortung begründen kann. Überträgt man diese Logik auf WhatsApp, dann bedeutet das:
Sie und Meta könnten gemeinsam für Datenschutzverstöße haften, selbst wenn Sie keinen unmittelbaren Einfluss auf die internen Prozesse bei WhatsApp haben.

Für Unternehmen stellt das ein enormes Risiko dar – denn sie müssten dann auch für Verstöße von WhatsApp selbst gegenüber betroffenen Personen oder Aufsichtsbehörden mitverantwortlich einstehen.

Auftragsverarbeitung möglich?

Ein häufiger Irrtum besteht darin, WhatsApp als klassischen Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO einzustufen. Doch ein solcher Vertrag setzt voraus, dass der Dienstleister (also WhatsApp) ausschließlich im Auftrag des Verantwortlichen handelt, dessen Weisungen unterliegt und keine eigenen Zwecke verfolgt.

Das trifft auf WhatsApp nicht zu. Die Plattform verarbeitet Daten zu eigenen Zwecken – etwa zur Verbesserung von Diensten, für Sicherheit oder zur Meta-weiten Analyse. Deshalb ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit WhatsApp nicht möglich und wird auch gar nicht angeboten.

Das bedeutet: Anders als bei E-Mail-Dienstleistern oder Cloud-Anbietern, mit denen Sie sich vertraglich absichern können, bleiben Sie beim Einsatz von WhatsApp datenschutzrechtlich alleinverantwortlich – und können sich auch nicht auf vertragliche Schutzmechanismen berufen.

Relevante Entscheidungen von Datenschutzbehörden

Die Datenschutzbehörden in Deutschland und Europa haben sich in zahlreichen Stellungnahmen klar und deutlich gegen die geschäftliche Nutzung von WhatsApp ausgesprochen:

1. Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)

Das BayLDA hält den Einsatz von WhatsApp in Unternehmen grundsätzlich für nicht datenschutzkonform, wenn dabei Kontaktdaten Dritter an WhatsApp übermittelt werden, ohne dass eine informierte Einwilligung vorliegt. In einem Fall wurde einem Unternehmen, das WhatsApp zur Kundenkommunikation nutzte, ein aufsichtsbehördliches Untersagungsverfahren angedroht.

2. Konferenz der unabhängigen Datenschutzaufsichtsbehörden des Bundes und der Länder (DSK)

In mehreren Orientierungshilfen hat die DSK betont, dass jegliche Nutzung von WhatsApp mit Adressbuchabgleich datenschutzwidrig sei. Unternehmen müssten mit Sanktionen rechnen, wenn sie WhatsApp dennoch einsetzen und keine rechtmäßige Grundlage für die Datenweitergabe nachweisen können.

3. Datenschutzbehörde Baden-Württemberg

Der Landesdatenschutzbeauftragte Baden-Württemberg hat öffentlich davon abgeraten, WhatsApp im geschäftlichen Kontext zu verwenden. Nur bei Nutzung der API-Lösung mit datenschutzkonformer Implementierung könne unter Umständen eine rechtlich tragfähige Grundlage bestehen.

4. Europäischer Datenschutzausschuss (EDSA)

Der EDSA hat in allgemeinen Leitlinien zur Nutzung von Messaging-Diensten betont, dass Dienste mit unklaren Datenflüssen, fehlender Transparenz und Drittlandübermittlung besonders kritisch zu sehen sind – insbesondere wenn es sich um Kommunikationsmittel im beruflichen Umfeld handelt.

Zwischenfazit:
Die datenschutzrechtlichen Risiken bei der geschäftlichen Nutzung von WhatsApp sind nicht theoretischer Natur, sondern real und durch Behördenpraxis untermauert. Der Einsatz ist nur dann denkbar, wenn Unternehmen konsequent auf den Zugriff auf das Adressbuch verzichten, eine nachweisbare Einwilligung der Kunden vorliegt und idealerweise die API-Lösung über einen offiziellen WhatsApp-Partner genutzt wird. In der Praxis ist das jedoch oft mit erheblichem Aufwand verbunden – und für viele Unternehmen kaum umsetzbar.

nach oben

Darf ich WhatsApp zur Kundenkommunikation nutzen?

Viele Unternehmen möchten WhatsApp nutzen, um ihren Kundinnen und Kunden einen einfachen und direkten Kommunikationsweg zu bieten – sei es für Terminabsprachen, Servicefragen oder Produktberatungen. Doch gerade wenn über WhatsApp personenbezogene Daten ausgetauscht werden, gelten die strengen Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Ob WhatsApp zur Kundenkommunikation zulässig ist, hängt daher im Wesentlichen von drei Faktoren ab: Einwilligung, Informationspflichten und der Art der übermittelten Inhalte.

Einwilligung als Schlüssel zur Zulässigkeit

Wenn Sie als Unternehmen über WhatsApp mit Ihren Kundinnen und Kunden kommunizieren möchten, benötigen Sie eine ausdrückliche, freiwillige und informierte Einwilligung der jeweiligen Person – und zwar vor Beginn der Kommunikation.

Diese Einwilligung muss

• klar dokumentiert sein (etwa durch ein Ankreuzfeld im Online-Formular oder eine Bestätigungsmail),
• frei von Zwang erteilt werden (keine Voraussetzung für den Vertragsabschluss),
• und sich konkret auf die WhatsApp-Kommunikation beziehen, inklusive Hinweis auf die Datenverarbeitung durch WhatsApp bzw. Meta.

Dabei reicht es nicht aus, wenn Kundinnen und Kunden selbst den ersten Kontakt via WhatsApp aufnehmen – etwa durch das Abspeichern der Unternehmensnummer oder durch Versenden einer Nachricht. Diese Handlung allein stellt noch keine ausreichende Einwilligung im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO dar.

Tipp: Weisen Sie bereits auf Ihrer Website oder in E-Mails klar und deutlich auf die Risiken der Kommunikation über WhatsApp hin und holen Sie die Zustimmung aktiv ein – idealerweise schriftlich oder digital nachvollziehbar.

Informationspflichten nach Art. 13 DSGVO

Neben der Einwilligung müssen Sie auch die Informationspflichten nach Art. 13 DSGVO erfüllen. Das bedeutet: Betroffene Personen müssen bereits vor der ersten Nachricht darüber informiert werden,

• wer der Verantwortliche ist (also Ihr Unternehmen),
• zu welchem Zweck die Kommunikation erfolgt,
• welche Daten verarbeitet werden (z. B. Name, Telefonnummer, Gesprächsinhalte),
• an wen Daten weitergegeben werden (insbesondere WhatsApp bzw. Meta),
• wie lange die Daten gespeichert werden,
• welche Rechte der Betroffene hat (Auskunft, Löschung, Widerruf etc.).

Diese Informationen müssen leicht zugänglich und verständlich formuliert sein. In der Praxis hat sich ein Link auf eine spezielle Datenschutzerklärung für WhatsApp-Kommunikation bewährt, der z. B. über Ihre Website, in E-Mails oder im WhatsApp-Profil eingebunden werden kann.

Risiken beim Versand personenbezogener Daten über WhatsApp

Auch wenn eine Einwilligung vorliegt, birgt die Kommunikation über WhatsApp erhebliche Risiken – vor allem dann, wenn sensible oder vertrauliche Informationen übermittelt werden. Dazu zählen unter anderem:

• Kundennummern, Bestellverläufe, Beschwerden
• Gesundheitsdaten (z. B. bei Arztpraxen oder Apotheken)
• Finanzinformationen oder Zahlungsdaten

Diese Daten sind besonders schützenswert und dürfen nur mit besonderer Vorsicht und idealerweise verschlüsselt verarbeitet werden. Zwar verwendet WhatsApp eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, doch diese schützt nur während der Übertragung. Auf den Geräten selbst (z. B. dem Smartphone Ihrer Mitarbeitenden) sind die Daten unverschlüsselt gespeichert – und dort besonders angreifbar.

Zudem bleibt unklar, ob und in welchem Umfang Meta Zugriff auf Metadaten (z. B. wer wann mit wem kommuniziert) erhält – was aus DSGVO-Sicht bedenklich ist.

Beispiele für datenschutzkonforme Umsetzung

Trotz der genannten Risiken gibt es Ansätze, wie Unternehmen WhatsApp rechtssicherer einsetzen können – zumindest im Rahmen des rechtlich Möglichen:

✅ Beispiel 1: Einwilligung mit Double-Opt-In

Ein Unternehmen bietet auf seiner Website ein Kontaktformular an, in dem Kundinnen und Kunden angeben können, ob sie über WhatsApp kontaktiert werden möchten. Sie erhalten anschließend eine E-Mail mit einem Bestätigungslink – erst nach dessen Anklicken wird die WhatsApp-Kommunikation freigeschaltet. Gleichzeitig wird die Einwilligung dokumentiert und in der Kundenakte gespeichert.

✅ Beispiel 2: Einsatz der WhatsApp Business API mit Datenschutzkontrolle

Ein Online-Shop nutzt die WhatsApp Business API über einen zertifizierten Drittanbieter. Die Kundinnen und Kunden müssen aktiv in die Nutzung einwilligen und erhalten alle Informationen nach Art. 13 DSGVO. Auf einen Adressbuchzugriff wird vollständig verzichtet, und sämtliche Kommunikation wird zentral dokumentiert und verwaltet, sodass auch Auskunfts- oder Löschanfragen leicht umzusetzen sind.

✅ Beispiel 3: Nur reaktive Nutzung

Ein Dienstleistungsunternehmen bietet WhatsApp nicht aktiv an, sondern antwortet lediglich auf Anfragen, die von Kunden ausdrücklich über WhatsApp gestellt wurden. In der ersten Antwortnachricht wird transparent über die Datenschutzrisiken informiert und darauf hingewiesen, dass keine sensiblen Informationen ausgetauscht werden sollten.

Fazit dieses Abschnitts:
Die Nutzung von WhatsApp zur Kundenkommunikation ist nicht grundsätzlich ausgeschlossen, aber mit hohen datenschutzrechtlichen Anforderungen verbunden. Ohne ausdrückliche Einwilligung und vollständige Information der Betroffenen dürfen Sie WhatsApp nicht rechtskonform einsetzen. Die Risiken betreffen dabei nicht nur Bußgelder – sondern auch das Vertrauen Ihrer Kundschaft.

nach oben

WhatsApp und Werbung: Rechtliche Stolperfallen

Die direkte Kommunikation über WhatsApp ist für viele Unternehmen ein attraktives Marketinginstrument: Persönlich, schnell und nah am Kunden. Doch genau diese Nähe macht Werbung via WhatsApp auch rechtlich besonders sensibel. Denn anders als klassische Werbung per E-Mail oder Post unterliegt die WhatsApp-Kommunikation strengen Regeln, insbesondere nach dem Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG) und der DSGVO. Bereits ein kleiner Verstoß kann Abmahnungen oder Bußgelder nach sich ziehen.

Wann ist eine Nachricht Werbung?

Der Begriff „Werbung“ wird juristisch sehr weit ausgelegt. Nach der Definition des Bundesgerichtshofs (BGH) ist Werbung jede Maßnahme eines Unternehmens, die der Förderung des Absatzes von Produkten oder Dienstleistungen dient – unabhängig von ihrer Form oder ihrem Inhalt.

Damit gelten als Werbung nicht nur klassische Angebote oder Rabattaktionen, sondern beispielsweise auch:

• Begrüßungsnachrichten mit Hinweisen auf neue Produkte
• Links zum Onlineshop
• Informationen zu Veranstaltungen oder Webinaren
• Einladungen zur Newsletter-Anmeldung
• Glückwünsche mit Werbebotschaft

Selbst eine scheinbar neutrale Nachricht („Schön, dass Sie wieder da sind!“) kann als Werbung qualifiziert werden, wenn sie erkennbar dem Zweck dient, die Kundenbeziehung zu stärken oder den Absatz zu fördern.

Das bedeutet: Auch über WhatsApp versendete Nachrichten können schnell als Werbung im rechtlichen Sinne eingestuft werden – mit allen damit verbundenen Konsequenzen.

Voraussetzungen für Werbung via WhatsApp

Wenn Sie über WhatsApp werben möchten, müssen Sie sich an die gleichen rechtlichen Anforderungen halten wie bei Werbung per E-Mail oder SMS. Insbesondere ist eine ausdrückliche Einwilligung der betroffenen Person erforderlich – und zwar vor dem Versand der ersten Werbenachricht.

Diese Einwilligung muss:

• freiwillig, informiert und nachweisbar sein,
• sich klar auf Werbung via WhatsApp beziehen (z. B. „Ich möchte Produktangebote über WhatsApp erhalten“),
• und im Double-Opt-In-Verfahren eingeholt werden, um Abmahnsicherheit zu gewährleisten.

Ohne eine solche Einwilligung stellt jede Werbenachricht – und sei sie noch so harmlos – einen rechtswidrigen Eingriff in das allgemeine Persönlichkeitsrecht des Empfängers dar. Das kann nicht nur Abmahnungen durch Mitbewerber, sondern auch Verwarnungen durch Datenschutzbehörden oder Verbraucherverbände nach sich ziehen.

§ 7 UWG: Einwilligungserfordernis auch hier

Rechtsgrundlage für die Werbeeinwilligung ist § 7 UWG (Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb). Dort heißt es in Absatz 2 Nr. 3:

"Eine unzumutbare Belästigung ist stets anzunehmen […] bei Werbung unter Verwendung eines elektronischen Kommunikationsmittels – insbesondere per Telefonanruf, Telefax, elektronischer Post – ohne vorherige ausdrückliche Einwilligung des Adressaten."

Zwar wird WhatsApp im Gesetz nicht explizit genannt, doch Gerichte und Behörden ordnen Messenger-Dienste eindeutig unter den Begriff der "elektronischen Post" ein. Die Einwilligungspflicht gilt damit uneingeschränkt auch für WhatsApp.

Ein häufiges Missverständnis ist die Annahme, dass der erste Kontakt durch den Kunden („Pull-Prinzip“) die Werbung rechtfertigt. Doch auch in diesen Fällen ist Werbung nur zulässig, wenn vorab über den Werbezweck informiert wurde und eine entsprechende Einwilligung vorliegt.

Risiken bei Weiterempfehlungs-Funktionen

Besonders heikel sind sogenannte Weiterempfehlungsfunktionen („Teile dieses Angebot mit deinen Freunden“) oder das automatische Versenden von WhatsApp-Nachrichten durch Dritte – zum Beispiel durch „Teilen“-Buttons auf Webseiten oder in Apps.

Problematisch ist dabei:

• Der ursprüngliche Kunde wird als „unfreiwilliger Werbebote“ eingesetzt.
• Die beworbene Person (z. B. der Freund) erhält ungefragt eine kommerzielle Nachricht.
• Eine vorherige Einwilligung der beworbenen Person liegt in der Regel nicht vor.

Der BGH hat bereits 2013 entschieden, dass solche Empfehlungsfunktionen unzulässige Werbung darstellen, wenn der Empfänger nicht vorab eingewilligt hat (BGH, Urteil vom 12.09.2013 – I ZR 208/12 „Empfehlungs-E-Mail“). Diese Grundsätze lassen sich eins zu eins auf WhatsApp übertragen.

Auch die Nutzung automatisierter Tools oder Schnittstellen (z. B. zur Versendung von Massen-Nachrichten über die WhatsApp API) kann als verbotene „Cold Messaging“-Praxis gelten – und von Mitbewerbern, Verbraucherschützern oder Datenschutzbehörden sanktioniert werden.

Fazit dieses Abschnitts:
Werbung über WhatsApp ist nur dann zulässig, wenn Sie zuvor eine wirksame, dokumentierte Einwilligung eingeholt haben – und genau über den Zweck, Umfang und Anbieter (Meta) aufgeklärt wurde. Jede Form von „heimlicher“ oder indirekter Werbung – etwa über Weiterempfehlungen oder vermeintlich neutrale Nachrichten – kann als rechtswidrig und wettbewerbswidrig eingestuft werden.

nach oben

WhatsApp in der internen Unternehmenskommunikation

Nicht nur im Kontakt mit Kunden wird WhatsApp eingesetzt – auch innerhalb von Unternehmen ist der Messenger bei Mitarbeitenden beliebt. Kurze Abstimmungen, schnelle Absprachen oder das Teilen von Schichtplänen: WhatsApp ersetzt in vielen Betrieben die klassische E-Mail oder das interne Intranet. Doch auch hier lauern erhebliche rechtliche Risiken, insbesondere im Bereich Datenschutz und Arbeitsrecht. Wenn Sie WhatsApp im Unternehmen einsetzen möchten, sollten Sie die Rahmenbedingungen daher sorgfältig prüfen und klar regeln.

Nutzung unter Mitarbeitenden

Viele Mitarbeitende nutzen WhatsApp ganz selbstverständlich zur Kommunikation mit Kolleginnen und Kollegen – oft ohne dass das Unternehmen selbst den Einsatz formal eingeführt oder genehmigt hat. Die Vorteile liegen auf der Hand:

• Fast jeder besitzt WhatsApp bereits auf dem Smartphone.
• Der Umgang ist vertraut und unkompliziert.
• Die Kommunikation erfolgt schnell und direkt.

Doch gerade diese informelle Nutzung kann problematisch sein. Denn sobald über WhatsApp dienstliche Informationen ausgetauscht werden, handelt es sich um eine berufliche Datenverarbeitung – und damit greift die DSGVO. Das bedeutet:

• Chat-Inhalte können personenbezogene Daten enthalten (z. B. Informationen über Kunden, Kollegen, Dienstpläne).
• Die Verarbeitung erfolgt meist ohne formale Erlaubnis, ohne Aufklärung und ohne geeignete Schutzmaßnahmen.

Unternehmen haften jedoch für alle datenschutzrelevanten Vorgänge, die im Rahmen der betrieblichen Tätigkeit stattfinden – auch dann, wenn Mitarbeitende WhatsApp „nur privat“ für berufliche Zwecke verwenden.

BYOD (Bring Your Own Device) und Compliance

Ein besonderer Brennpunkt entsteht, wenn Mitarbeitende ihre privaten Smartphones dienstlich nutzen – das sogenannte BYOD-Prinzip („Bring Your Own Device“). Zwar spart das Kosten und erhöht die Flexibilität, doch aus rechtlicher Sicht ist BYOD im Zusammenhang mit WhatsApp ein hochriskantes Modell:

Herausforderungen bei WhatsApp & BYOD:

• Der Arbeitgeber hat keinen technischen Zugriff auf das Gerät.
• Es besteht kein Einfluss auf Datensicherheitsmaßnahmen (Passwortschutz, Verschlüsselung, Backup-Regeln).
• WhatsApp greift unter Umständen auf private Kontakte, Bilder und andere Apps zu.
• Eine saubere Trennung zwischen dienstlicher und privater Nutzung ist kaum möglich.

Datenschutzrechtlich dürfen Sie Mitarbeitende nicht verpflichten, WhatsApp auf privaten Geräten dienstlich zu nutzen. Und wenn Sie es erlauben oder fördern, sind Sie für die Einhaltung der DSGVO verantwortlich – selbst dann, wenn das Unternehmen kein eigenes Gerät bereitstellt.

Um die Nutzung datenschutzkonform zu gestalten, müssten Sie:

• den Zugriff auf betriebliche Inhalte beschränken,
• Schutzmaßnahmen definieren (z. B. PIN-Sperre, Remote-Löschung),
• Mitarbeitende schriftlich schulen und verpflichten,
• und idealerweise ein Mobile Device Management (MDM) einführen.

All das ist mit erheblichem Aufwand verbunden – und in vielen kleinen Unternehmen faktisch nicht realistisch umsetzbar.

Datenschutz bei internen Gruppen

Besonders sensibel sind WhatsApp-Gruppen, die zur Abstimmung im Team oder zur Kommunikation mit Auszubildenden, Projektbeteiligten oder der Geschäftsleitung genutzt werden. Solche Gruppen sind aus Datenschutzsicht problematisch, weil:

• alle Mitglieder automatisch die Handynummern und Profilbilder der anderen sehen können,
• die Kommunikation teilweise außerhalb des Einflussbereichs des Unternehmens erfolgt,
• und Inhalte nicht zentral dokumentiert oder kontrolliert werden können.

Wenn Sie Mitarbeitende ungefragt in WhatsApp-Gruppen einfügen, ohne dass diese ausdrücklich zugestimmt haben, verstoßen Sie gegen die DSGVO – insbesondere gegen das Gebot der Datenminimierung und die Pflicht zur Transparenz.

Zudem kann es zu arbeitsrechtlichen Konflikten kommen, etwa wenn:

• Mitarbeitende während der Freizeit über WhatsApp kontaktiert werden,
• Gruppendruck entsteht, Nachrichten beantworten zu müssen,
• Inhalte aus Chats nach außen getragen oder gegen Kollegen verwendet werden.

Solche Risiken sind nicht nur rechtlich bedenklich, sondern auch aus arbeitspsychologischer Sicht problematisch.

Was in Betriebsvereinbarungen geregelt sein sollte

Wenn Sie den Einsatz von WhatsApp im Unternehmen – insbesondere auf Mitarbeitergeräten – zulassen möchten, empfiehlt sich unbedingt eine Betriebsvereinbarung oder eine interne Richtlinie, die die Nutzung klar regelt. Dabei sollte Folgendes festgehalten werden:

Inhalte einer datenschutzkonformen WhatsApp-Richtlinie:

1. Zweck und Umfang der Nutzung (z. B. nur für Notfälle, keine Kundenkommunikation)
2. Freiwilligkeit und Ablehnungsmöglichkeiten für Mitarbeitende
3. Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten
4. Verbot des Adressbuch-Zugriffs (z. B. durch Nutzung der API oder durch technische Maßnahmen)
5. Verhaltensregeln in Gruppen (z. B. Umgangston, keine dienstlichen Anweisungen)
6. Schulungen und Sensibilisierung der Mitarbeitenden
7. Kontrollrechte des Arbeitgebers (nur im Rahmen der DSGVO zulässig)
8. Löschpflichten nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses

Wichtig ist: Solche Regeln sollten gemeinsam mit dem Betriebsrat abgestimmt werden – und stets mit Blick auf die verhältnismäßige Einschränkung der Grundrechte der Mitarbeitenden gestaltet sein.

Fazit dieses Abschnitts:
Die Nutzung von WhatsApp in der internen Unternehmenskommunikation ist nur unter engen rechtlichen Rahmenbedingungen zulässig – und oft schlicht zu riskant. Gerade in kleineren Betrieben fehlt es häufig an den nötigen technischen und organisatorischen Voraussetzungen. Wer den Einsatz dennoch erwägt, sollte klare Regeln aufstellen, Einwilligungen einholen und vor allem: Alternativen wie datenschutzkonforme Messenger in Betracht ziehen.

nach oben

Impressumspflicht und Unternehmenskennzeichnung

Viele Unternehmen nutzen WhatsApp zur Kommunikation mit Kundinnen und Kunden – aber vergessen dabei, dass sie in diesem Zusammenhang unter Umständen auch zur Anbieterkennzeichnung verpflichtet sind. Denn sobald WhatsApp nicht mehr nur privat, sondern geschäftlich im Rahmen eines Telemediendienstes eingesetzt wird, greifen die Vorgaben des § 5 DDG. Verstöße gegen die Impressumspflicht können als Ordnungswidrigkeit geahndet oder abgemahnt werden.

Muss WhatsApp ein Impressum enthalten?

Ob und wann ein Impressum auf WhatsApp erforderlich ist, hängt davon ab, wie Sie den Dienst einsetzen. Die Impressumspflicht nach § 5 DDG gilt für sogenannte geschäftsmäßige Telemedien – also für jede dauerhafte, auf wirtschaftliche Tätigkeit gerichtete Kommunikation, nicht nur für klassische Webseiten.

Der Begriff des „Telemediums“ wird dabei weit verstanden und umfasst neben Webseiten auch:

• Social-Media-Profile (z. B. Facebook, Instagram, X)
• Messenger-Dienste, wenn sie öffentlich als Kontaktkanal angeboten werden
• Newsletter
• Apps

Wenn Sie WhatsApp also aktiv zu Kommunikationszwecken anbieten – z. B. über Ihre Website („Kontaktieren Sie uns per WhatsApp“), auf Flyern oder in Google Maps – ist der Dienst Teil Ihres geschäftsmäßigen Onlineauftritts und fällt unter das DDG.

In diesen Fällen müssen Sie ein Impressum mit den gesetzlich geforderten Pflichtangaben (Name/Firma, Adresse, Rechtsform, Kontaktmöglichkeiten, USt-ID usw.) auch im Zusammenhang mit WhatsApp leicht erkennbar, unmittelbar erreichbar und ständig verfügbar halten.

§ 5 DDG und das Telemedienkonzept

Nach § 5 DDG muss der Diensteanbieter, also Ihr Unternehmen, folgende Mindestangaben leicht zugänglich bereithalten:

• Name/Firma und Anschrift
• Rechtsform (z. B. GmbH, UG)
• Vertretungsberechtigte Personen
• E-Mail-Adresse und Telefonnummer
• Handelsregister, Vereinsregister o. Ä. (mit Registernummer)
• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (sofern vorhanden)

Diese Angaben müssen nicht zwingend direkt im WhatsApp-Chat auftauchen – wohl aber über WhatsApp leicht zugänglich sein, zum Beispiel durch einen gut sichtbaren Link zum Impressum auf Ihrer Website.

Achten Sie dabei auf zwei Punkte:

1. Der Link darf nicht „versteckt“ sein (z. B. nur im Status oder in einem Chat-Verlauf).
2. Das Impressum muss mit maximal zwei Klicks erreichbar sein („Zwei-Klick-Regel“ der Rechtsprechung).

Wenn Sie WhatsApp geschäftlich einsetzen, ohne diese Anforderungen zu erfüllen, droht eine Abmahnung durch Mitbewerber (§ 3a UWG i. V. m. § 5 DDG) oder sogar ein Bußgeld durch die zuständige Aufsichtsbehörde.

Umsetzungsmöglichkeiten: Kurzlink, Info-Button & Co.

In der Praxis gibt es verschiedene Möglichkeiten, die Impressumspflicht im Zusammenhang mit WhatsApp rechtssicher umzusetzen. Hier einige bewährte Modelle:

✅ Impressums-Link in der Unternehmensbeschreibung

Wenn Sie die WhatsApp Business-App verwenden, können Sie im Unternehmensprofil einen kurzen Infotext angeben. Nutzen Sie diesen, um einen Kurzlink auf das Impressum Ihrer Website einzufügen (z. B. „www.ihrunternehmen.de/impressum“). Damit ist die Kennzeichnung direkt sichtbar, sobald jemand Ihr Profil aufruft.

✅ Impressum im automatischen Begrüßungstext

Viele Unternehmen richten automatische Antworten bei WhatsApp ein – etwa als Begrüßung oder außerhalb der Geschäftszeiten. Auch hier können Sie einen Hinweis auf Ihr Impressum mitsenden, z. B.:

„Vielen Dank für Ihre Nachricht! Wir melden uns schnellstmöglich zurück. Unser Impressum finden Sie unter: www.ihrunternehmen.de/impressum“

✅ Link in Social-Media-Beiträgen oder QR-Codes

Wenn Sie WhatsApp über andere Kanäle bewerben – z. B. über einen „Chat mit uns“-Button auf Ihrer Website, über QR-Codes oder Social Media – sollten Sie sicherstellen, dass das Impressum dort direkt mitverlinkt ist. Beispiel:

Jetzt per WhatsApp schreiben 👉 [wa.me/49…]
Impressum: [www.ihrunternehmen.de/impressum]

❌ Nicht ausreichend: Impressum nur auf Website ohne klaren Bezug

Ein häufiger Fehler besteht darin, nur auf der Hauptwebsite irgendwo ein Impressum vorzuhalten – ohne direkten Bezug zu WhatsApp. Das genügt den Anforderungen des DDG nicht, wenn WhatsApp separat als Kommunikationskanal eingesetzt wird.

nach oben

Dokumentation, Nachweis und Beweissicherung

WhatsApp wird von vielen Unternehmen als schneller Kommunikationskanal genutzt – doch häufig wird dabei übersehen, dass auch über Messenger-Dienste rechtsverbindliche Erklärungen abgegeben, Verträge abgeschlossen oder wesentliche Geschäftsvorgänge dokumentiert werden. In der Praxis stellt sich daher die Frage: Kann WhatsApp rechtssicher sein? Und was gilt in Bezug auf Archivierungspflichten und Beweiskraft vor Gericht?

Kann WhatsApp als rechtsverbindlicher Kommunikationsweg dienen?

Grundsätzlich gilt: Auch eine WhatsApp-Nachricht kann eine rechtsverbindliche Erklärung darstellen – etwa ein Angebot, eine Annahme oder eine Kündigung. Denn nach deutschem Recht ist für die meisten Rechtsgeschäfte keine besondere Form vorgeschrieben, sie können also auch schriftlich, mündlich oder in elektronischer Form erfolgen.

Beispiele:

• Ein Handwerker bestätigt einem Kunden per WhatsApp die Ausführung eines Auftrags – Vertrag geschlossen.
• Eine Kundin schreibt: „Ich nehme das Angebot an, bitte liefern Sie bis Freitag.“ – Verbindliche Annahme.
• Ein Arbeitnehmer kündigt per WhatsApp sein Arbeitsverhältnis – unwirksam, weil nach § 623 BGB die Schriftform erforderlich ist.

Wichtig ist also: WhatsApp ist grundsätzlich geeignet, um rechtsgeschäftliche Willenserklärungen auszutauschen – sofern keine gesetzliche Formvorschrift (z. B. Schriftform oder Textform) entgegensteht.

Allerdings bestehen in der Praxis erhebliche Unsicherheiten:

• Wer hat die Nachricht tatsächlich geschrieben?
• Wurde die Nachricht bewusst versendet?
• Ist der Inhalt vollständig und nachvollziehbar dokumentiert?

Aus diesen Gründen sollten Sie WhatsApp nicht als primären Kommunikationsweg für rechtlich relevante Vorgänge einsetzen – oder zumindest durch zusätzliche Maßnahmen absichern (z. B. schriftliche Bestätigung per E-Mail oder Vertrag).

Archivierungspflichten bei geschäftlicher Kommunikation

Für viele Unternehmen gelten gesetzliche Aufbewahrungs- und Archivierungspflichten, insbesondere nach dem Handelsgesetzbuch (HGB), der Abgabenordnung (AO) und den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form).

Das bedeutet: Geschäftliche Kommunikation, die steuerlich oder buchhalterisch relevant ist, muss über einen Zeitraum von 6 bzw. 10 Jahren archiviert werden – revisionssicher, vollständig und jederzeit auffindbar.

Das betrifft insbesondere:

• Angebote und Auftragsbestätigungen
• Rechnungen und Zahlungsabsprachen
• Liefervereinbarungen oder Reklamationen
• Kundendialoge mit Bezug auf Verträge

WhatsApp ist jedoch nicht für eine ordnungsgemäße Archivierung konzipiert:

• Nachrichten können gelöscht oder überschrieben werden.
• Backups erfolgen oft unregelmäßig und unsicher.
• Eine zentrale Archivierung auf Unternehmensebene ist ohne Drittsoftware nicht möglich.
• Inhalte auf privaten Geräten sind für das Unternehmen nicht kontrollierbar.

Wer also geschäftlich relevante Informationen über WhatsApp austauscht, muss technisch sicherstellen, dass diese Informationen vollständig, manipulationssicher und rechtzeitig gesichert werden – etwa durch spezielle WhatsApp-API-Lösungen mit Exportfunktionen oder durch Drittanbieter-Tools zur Archivierung.

WhatsApp-Nachrichten vor Gericht

Auch wenn WhatsApp kein offizieller Kommunikationsweg ist, können WhatsApp-Nachrichten grundsätzlich als Beweismittel in gerichtlichen Verfahren verwendet werden – etwa im Zivilprozess, Arbeitsrecht oder Strafverfahren.

Die Gerichte erkennen dabei sowohl Screenshots, Chatverläufe als auch Datenexporte als Beweismittel an – vorausgesetzt, sie sind:

• echt (also nicht manipuliert),
• vollständig (nicht aus dem Zusammenhang gerissen),
• und nachvollziehbar zugeordnet (wer hat mit wem geschrieben?).

Die rechtliche Beurteilung erfolgt im Rahmen der sogenannten freien Beweiswürdigung nach § 286 ZPO. Das bedeutet: Das Gericht entscheidet im Einzelfall, ob und inwieweit es einer WhatsApp-Nachricht Glauben schenkt.

In der Praxis können dabei Probleme auftreten:

• Der Absender der Nachricht kann bestreiten, sie selbst verfasst zu haben.
• Nachrichten lassen sich im Nachhinein löschen oder fälschen.
• Bei Screenshots ist nicht immer erkennbar, ob sie echt und vollständig sind.

Zur Erhöhung der Beweissicherheit empfehlen sich:

• vollständige Exporte von WhatsApp-Chats (z. B. per .txt oder .zip-Datei),
• Speicherung von Metadaten (Zeitstempel, Telefonnummer, Absenderbild),
• zusätzliche schriftliche Bestätigungen oder E-Mail-Korrespondenz.

Fazit dieses Abschnitts:
WhatsApp kann rechtsverbindlich sein und vor Gericht als Beweismittel dienen, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind. Allerdings ist die App nicht auf Archivierung, Dokumentation und rechtssichere Kommunikation ausgelegt. Unternehmen sollten WhatsApp daher nicht als Hauptkommunikationsmittel für geschäftsrelevante Vorgänge nutzen – oder entsprechende technische und organisatorische Maßnahmen ergreifen, um rechtlichen Anforderungen gerecht zu werden.

nach oben

Praxistipps: So nutzen Sie WhatsApp rechtssicher im Unternehmen

Auch wenn die rechtlichen Risiken hoch sind: Viele Unternehmen möchten auf WhatsApp nicht verzichten. Sie schätzen die Schnelligkeit, Erreichbarkeit und Nähe zur Kundschaft. Wer WhatsApp dennoch einsetzen möchte, sollte unbedingt auf eine datenschutzkonforme Gestaltung achten. Die folgenden Praxistipps helfen Ihnen, typische Fehler zu vermeiden und WhatsApp im Rahmen des rechtlich Möglichen zu nutzen.

Checkliste für die DSGVO-konforme Einrichtung

Bevor Sie WhatsApp im Unternehmen einsetzen, sollten Sie die folgenden Punkte sorgfältig prüfen und umsetzen:

✅ WhatsApp Business statt Standard-Messenger nutzen
Verwenden Sie ausschließlich die Business-App – niemals die private Version zur geschäftlichen Kommunikation.

✅ Einwilligung einholen
Holen Sie vor der ersten WhatsApp-Nachricht eine dokumentierte, ausdrückliche Einwilligung der Kundin oder des Kunden ein – idealerweise im Double-Opt-In-Verfahren.

✅ Datenschutzhinweis bereitstellen
Erstellen Sie eine gesonderte Datenschutzerklärung für die WhatsApp-Kommunikation. Verlinken Sie diese sichtbar in Ihrem WhatsApp-Profil oder in der ersten Nachricht.

✅ Kein automatischer Adressbuch-Zugriff
Vermeiden Sie die automatische Synchronisierung mit dem Smartphone-Adressbuch – etwa durch Nutzung einer API-Lösung oder eines gesonderten Geräts mit beschränkten Kontakten.

✅ Impressum verlinken
Verweisen Sie gut sichtbar auf Ihr Impressum – z. B. über einen Kurzlink in der Unternehmensbeschreibung oder im Begrüßungstext.

✅ Zweckbindung beachten
Nutzen Sie WhatsApp nur für die Zwecke, für die die Einwilligung erteilt wurde (z. B. Support, Terminabsprachen – nicht für Werbung ohne zusätzliche Zustimmung).

✅ Löschfristen definieren
Löschen Sie personenbezogene Daten regelmäßig, wenn der Zweck der Verarbeitung entfällt. Achten Sie dabei auf DSGVO-konforme Speicher- und Löschfristen.

Vermeidung häufiger Fehler

Viele datenschutzrechtliche Verstöße im Zusammenhang mit WhatsApp entstehen aus Unwissen oder Gewohnheit. Die folgenden typischen Fehler sollten Sie konsequent vermeiden:

❌ Privathandys der Mitarbeitenden ungeprüft nutzen lassen (BYOD)
WhatsApp auf Privatgeräten ohne klare Vorgaben birgt massive Datenschutzrisiken. Nutzen Sie stattdessen Firmenhandys oder regeln Sie BYOD sauber über Richtlinien.

❌ WhatsApp-Gruppen ohne Zustimmung erstellen
Fügen Sie niemanden ohne ausdrückliche Einwilligung in Gruppen ein – besonders nicht, wenn Dritte dadurch Einblick in Handynummern oder Profilbilder erhalten.

❌ Werben ohne Werbeeinwilligung
Vermeiden Sie jede Form der werblichen Ansprache über WhatsApp, wenn keine spezielle Einwilligung zur Werbung vorliegt (§ 7 UWG).

❌ Rechtsverbindliche Kommunikation ohne Absicherung
Verlassen Sie sich nicht ausschließlich auf WhatsApp für Vertragsinhalte, Fristen oder Kündigungen – nutzen Sie ergänzend E-Mail oder Schriftform.

❌ Keine Schulung der Mitarbeitenden
Unwissenheit schützt vor Strafe nicht: Schulen Sie Ihr Team im Umgang mit WhatsApp, Datenschutz und rechtlicher Kommunikation.

Technische und organisatorische Maßnahmen

Neben den rechtlichen Anforderungen sollten Sie auch für eine technisch sichere Umsetzung sorgen – insbesondere im Hinblick auf Verfügbarkeit, Vertraulichkeit und Integrität der Daten.

Gerätezugang sichern
Sorgen Sie für Passwortschutz, Fingerabdrucksperren und automatische Bildschirmsperren auf den genutzten Smartphones.

Mobile Device Management (MDM) nutzen
Verwalten Sie Firmenhandys zentral, etwa durch MDM-Systeme. So können Sie bei Verlust des Geräts Daten löschen oder Zugriffe sperren.

Daten regelmäßig sichern und archivieren
Nutzen Sie – insbesondere bei Nutzung der WhatsApp Business API – zentrale Plattformen zur Archivierung und Protokollierung der Kommunikation.

Begrenzung der Kommunikation auf Dienstzeiten
Vermeiden Sie, dass Mitarbeitende rund um die Uhr über WhatsApp erreichbar sind – und fördern Sie eine klare Trennung von Berufs- und Privatleben.

Richtlinie zur WhatsApp-Nutzung einführen
Stellen Sie eine interne Verhaltensrichtlinie auf, aus der Rechte und Pflichten der Mitarbeitenden im Umgang mit WhatsApp hervorgehen.

Fazit dieses Abschnitts:
WhatsApp lässt sich unter bestimmten Bedingungen rechtssicherer gestalten – aber nur, wenn Sie sowohl die datenschutzrechtlichen Anforderungen als auch technische und organisatorische Maßnahmen konsequent umsetzen. Ohne sorgfältige Vorbereitung ist die Nutzung für Unternehmen mit hohen Risiken verbunden. Wer auf WhatsApp setzt, sollte sich dieser Verantwortung bewusst sein – und handeln.

nach oben

Fazit: WhatsApp – Mit Augenmaß nutzen oder ganz vermeiden?

WhatsApp ist aus der heutigen Kommunikationswelt kaum noch wegzudenken – und bietet auch Unternehmen zahlreiche Chancen: Der Messenger ist schnell, kundenfreundlich und effizient. Gerade kleine und mittlere Betriebe profitieren von der niedrigen Einstiegshürde und der hohen Akzeptanz bei der Kundschaft. Doch so groß die praktischen Vorteile auch sein mögen – die rechtlichen Risiken sind nicht minder relevant.

Chancen vs. Risiken

Auf der Chancenseite steht die direkte Erreichbarkeit: Viele Kundinnen und Kunden kommunizieren lieber per Messenger als per E-Mail oder Telefon. Wer WhatsApp richtig einsetzt, kann den Kundenservice verbessern, Reaktionszeiten verkürzen und die Kundenbindung stärken.

Doch auf der Risikoseite steht der Datenschutz – und dieser wiegt schwer. Ohne datenschutzkonforme Gestaltung und ausdrückliche Einwilligungen drohen Abmahnungen, Bußgelder oder Imageschäden. Die App ist nicht auf DSGVO-Konformität ausgelegt, insbesondere wegen:

• des Zugriffs auf das Adressbuch,
• der Datenübermittlung an Meta,
• und der fehlenden Möglichkeiten zur sauberen Archivierung.

Hinzu kommen rechtliche Anforderungen an Werbung, Anbieterkennzeichnung und die arbeitsrechtlich heikle Nutzung innerhalb des Unternehmens.

Wann sich der Einsatz lohnen kann – und wann nicht

Der Einsatz kann sich lohnen, wenn:

• Sie ausschließlich die WhatsApp Business API nutzen – also die datenschutzfreundlichste Lösung mit professionellem Anbieter.
• Sie vorab eine wirksame Einwilligung der Kundinnen und Kunden einholen.
• Sie WhatsApp nur reaktiv, also auf Kundenanfrage, verwenden.
• Sie keine sensiblen personenbezogenen Daten übermitteln.
• Sie Mitarbeitende schulen, klare Richtlinien festlegen und die Nutzung kontrollieren.

Verzichten sollten Sie, wenn:

• Sie die Standard-App auf Privatgeräten ohne Kontrolle nutzen (BYOD),
• keine Einwilligungen oder Datenschutzhinweise vorliegen,
• die Kommunikation unkontrolliert, ungeplant oder informell erfolgt,
• oder wenn es sich um besonders sensible Daten handelt (z. B. Gesundheitsdaten, Vertragsinhalte, Bankinformationen).

Gesamtfazit:
WhatsApp kann im Geschäftsalltag ein hilfreiches Werkzeug sein – wenn Sie klare Grenzen ziehen, technische und rechtliche Maßnahmen umsetzen und Datenschutz ernst nehmen. Ohne entsprechendes Konzept aber ist die Nutzung ein rechtliches Risiko, das Sie sich als verantwortungsbewusstes Unternehmen besser nicht leisten sollten.

nach oben