Fotorecht bei Firmenveranstaltungen: Was Unternehmen wissen müssen

Fotos sind aus dem modernen Arbeitsalltag kaum noch wegzudenken. Ob auf der jährlichen Weihnachtsfeier, dem Sommerfest, bei Teamevents oder Incentive-Reisen – überall wird zur Kamera gegriffen. Besonders mit dem Smartphone schnell ein paar Bilder gemacht und später auf Instagram, LinkedIn oder im Intranet veröffentlicht: Das ist längst gängige Praxis in vielen Unternehmen.

Doch genau hier lauern rechtliche Fallstricke. Denn sobald Personen auf Fotos erkennbar sind, greifen gleich mehrere gesetzliche Regelwerke: das sogenannte „Recht am eigenen Bild“ nach dem Kunsturhebergesetz (KUG) und die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Beide setzen strenge Anforderungen an das Fotografieren und insbesondere an die spätere Veröffentlichung von Bildern.

Viele Unternehmen wissen dabei nicht, was rechtlich zulässig ist – und begeben sich dadurch unbewusst in eine rechtliche Grauzone. Dürfen Mitarbeiter ohne Einwilligung fotografiert werden? Genügt ein Aushang am Eingang zur Veranstaltung? Und was ist eigentlich mit Gruppenfotos?

In diesem Beitrag erhalten Sie einen umfassenden Überblick über die rechtlichen Rahmenbedingungen rund um das Fotorecht bei Firmenveranstaltungen. Anschaulich, praxisnah und leicht verständlich erklären wir, was Sie als Arbeitgeber, Veranstalter oder Mitarbeiter beachten sollten – und wie Sie typische Fehler vermeiden können.

Übersicht:

Rechtsgrundlagen: Woraus ergibt sich das Fotorecht?
Unterschied zwischen Anfertigung und Veröffentlichung
Zulässigkeit von Fotos auf Firmenveranstaltungen
Gruppenfotos: Wann ist eine Einwilligung erforderlich?
Fotos bei öffentlichen vs. nicht öffentlichen Firmenveranstaltungen
Einwilligung einholen – aber richtig
Verwendung der Bilder: Interne und externe Zwecke
Mitarbeiter als „Influencer“: Was gilt bei privatem Teilen von Fotos?
Rechtsfolgen bei Verstößen
Praxistipps für Unternehmen
Fazit
Vorlage Einwilligungserklärung
FAQ

Rechtsgrundlagen: Woraus ergibt sich das Fotorecht?

Wer auf einer Firmenveranstaltung fotografiert wird, hat Rechte – und diese beruhen auf zwei rechtlichen Säulen: dem Recht am eigenen Bild nach dem Kunsturhebergesetz (KUG) und dem Datenschutzrecht der DSGVO. Beide Regelwerke regeln nicht identische, aber eng miteinander verbundene Aspekte. Wer Fotos auf betrieblichen Events rechtssicher verwenden will, muss beide Gesetze im Blick behalten.

§ 22 KUG: Das klassische Recht am eigenen Bild

Nach § 22 des Kunsturhebergesetzes dürfen Bildnisse von Personen nur mit deren Einwilligung verbreitet oder öffentlich zur Schau gestellt werden. Das bedeutet: Sobald ein Foto eine Person erkennbar zeigt – sei es durch Gesicht, Körperhaltung oder andere Merkmale – ist für die Veröffentlichung grundsätzlich eine Zustimmung erforderlich.

Die Vorschrift schützt vor allem die Persönlichkeitsrechte der abgebildeten Person. Wichtig: Auch interne Verwendungen, z. B. im Intranet oder der Mitarbeiterzeitschrift, gelten als „Verbreitung“ im Sinne des Gesetzes.

Ausnahmen kennt das KUG in § 23, etwa für „Bilder von Versammlungen, Aufzügen und ähnlichen Vorgängen“, also z. B. größere Gruppenfotos bei offiziellen Anlässen – dazu später mehr.

Die DSGVO: Datenschutzrechtliche Anforderungen an Fotos

Seit Geltung der Datenschutz-Grundverordnung im Mai 2018 ist klar: Auch Fotos von Personen sind personenbezogene Daten, wenn die abgebildeten Personen identifizierbar sind. Damit greifen zusätzlich die Anforderungen der DSGVO.

Besonders relevant sind:

• Art. 6 DSGVO: regelt die Voraussetzungen, unter denen die Verarbeitung (also auch das Anfertigen und Verwenden von Fotos) rechtmäßig ist – etwa mit Einwilligung oder bei berechtigtem Interesse.
• Art. 7 DSGVO: stellt Anforderungen an die Einwilligung, insbesondere an ihre Freiwilligkeit, Informiertheit und Widerrufbarkeit.
• Art. 13 und 14 DSGVO: verpflichten zur Information der betroffenen Personen, z. B. über Zweck, Dauer und Empfänger der Fotoverarbeitung.

Die DSGVO stellt höhere Anforderungen als das KUG – vor allem an die Dokumentation und Nachweisbarkeit der Einwilligung.

KUG und DSGVO: Konkurrenz oder Ergänzung?

In der Praxis stellt sich oft die Frage: Gilt das KUG weiter – oder hat die DSGVO das klassische Bildnisrecht verdrängt?

Die Antwort: Beides gilt nebeneinander. Zwar ist die DSGVO als EU-Verordnung grundsätzlich vorrangig. Jedoch erlaubt Art. 85 DSGVO den Mitgliedstaaten, das Verhältnis von Meinungsfreiheit und Datenschutz selbst auszugestalten. In Deutschland bleibt das KUG daher in bestimmten Fällen weiterhin anwendbar – insbesondere zur Abwägung von Persönlichkeitsrechten und Meinungsfreiheit.

Viele Gerichte ziehen daher beide Rechtsgrundlagen zur Beurteilung heran: Das KUG als spezialgesetzliche Ausprägung des Persönlichkeitsrechts und die DSGVO für die datenschutzrechtliche Seite.

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Unterschied zwischen Anfertigung und Veröffentlichung

Viele Unternehmen denken beim Thema Fotorecht zunächst nur an die Veröffentlichung von Bildern – etwa auf der eigenen Website oder auf Social Media. Dabei wird oft übersehen, dass schon das bloße Anfertigen eines Fotos rechtlich relevant sein kann. Die DSGVO setzt deutlich früher an.

Schon das Fotografieren kann problematisch sein

Nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) stellt bereits das Erstellen eines Fotos eine sogenannte „Verarbeitung personenbezogener Daten“ dar – und zwar unabhängig davon, ob das Bild später tatsächlich veröffentlicht wird oder nicht. Wenn auf dem Foto eine Person erkennbar ist, handelt es sich um ein personenbezogenes Datum im Sinne von Art. 4 Nr. 1 DSGVO.

Das bedeutet: Auch wer nur zum privaten Zweck oder zur Archivierung ein Bild aufnimmt, braucht eine Rechtsgrundlage – etwa eine Einwilligung der abgebildeten Person oder ein berechtigtes Interesse, das die Rechte der Betroffenen nicht überwiegt. Einfach „draufhalten“ ist also rechtlich gesehen keine gute Idee.

Veröffentlichung ist ein zusätzlicher rechtlicher Schritt

Die Veröffentlichung eines Fotos stellt eine eigene, weitergehende Datenverarbeitung dar – mit deutlich höheren Anforderungen. Dabei ist unerheblich, wo das Bild veröffentlicht wird:

• Auf der Unternehmenswebsite
• Im Intranet
• In einer Mitarbeiterzeitung
• Auf Social-Media-Plattformen wie LinkedIn, Facebook oder Instagram
• Oder auch nur ausgedruckt auf einem schwarzen Brett

In all diesen Fällen muss sichergestellt sein, dass eine gültige Rechtsgrundlage für die Veröffentlichung vorliegt. In der Regel ist das eine vorherige, informierte und freiwillige Einwilligung. Ohne eine solche Zustimmung ist die Veröffentlichung in den meisten Fällen unzulässig – selbst dann, wenn das Foto intern verwendet wird.

Beispielhafte Szenarien aus der Praxis

Um die Unterschiede greifbarer zu machen, hier einige typische Beispiele:

• Fall 1: Gruppenfoto beim Sommerfest
  Ein Mitarbeiter fotografiert eine Gruppe von Kollegen beim Grillen auf dem Firmengelände. Das Bild wird nicht weiterverwendet. → Anfertigung: datenschutzrechtlich relevant, aber bei berechtigtem Interesse u. U. zulässig. Keine Veröffentlichung.
• Fall 2: Veröffentlichung im Intranet
  Dasselbe Bild wird im internen Newsletter eingebunden. → Veröffentlichung: Einwilligung erforderlich, da auch interne Verbreitung rechtlich eine Veröffentlichung darstellt.
• Fall 3: Social Media Post
  Die Personalabteilung postet das Gruppenfoto auf dem offiziellen LinkedIn-Kanal des Unternehmens. → Veröffentlichung: besonders hohe Anforderungen, klare Einwilligung nötig, DSGVO-Informationspflichten zu beachten.

Diese Beispiele zeigen: Der rechtliche Prüfmaßstab hängt nicht nur vom Motiv, sondern ganz entscheidend davon ab, was mit dem Foto geschieht. Wer Fotos anfertigt und veröffentlicht, muss daher beide Ebenen sorgfältig voneinander unterscheiden und jeweils gesondert rechtlich bewerten.

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Zulässigkeit von Fotos auf Firmenveranstaltungen

Ob Weihnachtsfeier, Teambuilding-Event oder Betriebsjubiläum – Firmenveranstaltungen bieten viele Gelegenheiten, schöne Momente fotografisch festzuhalten. Doch rechtlich gilt: Nicht jedes Bild darf einfach gemacht oder verwendet werden. Entscheidend ist, wer auf dem Foto zu sehen ist, in welchem Kontext es entstanden ist – und ob eine wirksame Einwilligung vorliegt.

Einzelfotos: Ohne Einwilligung geht (fast) nichts

Sobald eine einzelne Person gezielt fotografiert und abgebildet wird – sei es bei einer Rede, beim Smalltalk oder an der Bar – handelt es sich um ein sogenanntes Einzelfoto. Hier besteht kein Zweifel: Eine ausdrückliche Einwilligung ist erforderlich, bevor das Bild veröffentlicht werden darf.

Form und Inhalt der Einwilligung

Nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO ist die Einwilligung nur dann wirksam, wenn sie freiwillig, informiert, eindeutig und nachweisbar erfolgt. Das bedeutet:

• Die betroffene Person muss genau wissen, wofür das Bild verwendet wird (z. B. für die Unternehmenswebsite oder das Mitarbeitermagazin).
• Die Einwilligung muss freiwillig erfolgen, also ohne Druck oder Zwang.
• Unternehmen müssen die Einwilligung dokumentieren können.

Schriftlich oder mündlich?

Die DSGVO schreibt keine bestimmte Form vor. Grundsätzlich kann eine Einwilligung auch mündlich oder durch schlüssiges Verhalten (z. B. Posieren vor der Kamera) erfolgen. Aus Beweisgründen empfiehlt sich jedoch eine schriftliche Erklärung, z. B. auf einem vorbereiteten Formular am Veranstaltungsort oder vorab per E-Mail.

Besonders bei dauerhaften oder öffentlichkeitswirksamen Veröffentlichungen (z. B. Social Media, Website) sollte die Einwilligung immer dokumentiert sein.

Widerrufsrecht beachten

Die Einwilligung kann jederzeit ohne Angabe von Gründen widerrufen werden (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Ab dem Zeitpunkt des Widerrufs darf das Bild nicht weiter verwendet werden. Es empfiehlt sich, Betroffene bereits bei der Einholung der Einwilligung über dieses Recht zu informieren.

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Gruppenfotos: Wann ist eine Einwilligung erforderlich?

Bei Gruppenbildern ist die Rechtslage etwas differenzierter. Ob eine Einwilligung erforderlich ist, hängt vom Kontext und der Darstellung ab.

Ausnahme „Beiwerk“

Nach § 23 Abs. 1 Nr. 2 KUG ist keine Einwilligung erforderlich, wenn die abgebildete Person nur „Beiwerk“ neben einer Landschaft oder sonstigen Örtlichkeit ist. Das bedeutet: Wenn Personen zufällig und eher nebensächlich auf dem Bild erscheinen – etwa im Hintergrund eines Fotos vom Buffet – ist keine Einwilligung nötig.

Vorsicht: Die Ausnahme greift nicht, wenn die Person im Vordergrund steht oder bewusst aufgenommen wurde.

Bilder von Versammlungen

§ 23 Abs. 1 Nr. 3 KUG erlaubt die Veröffentlichung von Bildern von Versammlungen, Aufzügen und ähnlichen Vorgängen, bei denen die Personen Teil des Geschehens sind. Ein Betriebsfest kann unter diese Kategorie fallen – aber nur, wenn das Bild die Veranstaltung als solche dokumentiert und keine Einzelpersonen besonders hervorgehoben werden.

Auch hier gilt: Sobald eine Person klar im Mittelpunkt steht, ist wieder eine Einwilligung erforderlich.

Gezielt aufgestellte Gruppenfotos vs. spontane Schnappschüsse

Ein gezielt aufgenommenes Gruppenfoto, bei dem sich Mitarbeitende zum Posieren aufstellen, kann grundsätzlich auf eine konkludente Einwilligung schließen lassen – insbesondere, wenn vorher klar kommuniziert wurde, wofür das Bild genutzt wird.

Bei Schnappschüssen sieht es anders aus: Hier fehlt oft der bewusste Moment der Zustimmung. Solche Bilder sollten nicht veröffentlicht werden, ohne vorherige Freigabe der abgebildeten Personen einzuholen.

Fazit:

• Einzelfotos erfordern immer eine ausdrückliche Einwilligung.
• Gruppenfotos können unter bestimmten Umständen auch ohne Einwilligung zulässig sein – etwa bei öffentlichen Veranstaltungen oder wenn die abgebildeten Personen nur Beiwerk sind.
• Um rechtlich auf der sicheren Seite zu sein, empfiehlt sich jedoch grundsätzlich das Einholen einer Einwilligung – idealerweise schriftlich und gut dokumentiert.

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Fotos bei öffentlichen vs. nicht öffentlichen Firmenveranstaltungen

Nicht jede Firmenveranstaltung ist gleich. Ob eine Feier intern oder öffentlich stattfindet, hat erhebliche Auswirkungen auf die rechtliche Bewertung von Fotoaufnahmen – insbesondere in Bezug auf die Erforderlichkeit einer Einwilligung. Entscheidend ist vor allem: Wer hat Zugang zur Veranstaltung – und in welchem Rahmen?

Interne Veranstaltungen: Betriebsfeier, Teamevent, Weihnachtsfeier

Klassische interne Veranstaltungen, zu denen ausschließlich Mitarbeiter oder ein enger Kreis eingeladener Personen Zugang hat, gelten nicht als öffentlich. Dazu gehören etwa:

• Die alljährliche Weihnachtsfeier im Betrieb
• Ein Teambuilding-Ausflug im kleinen Rahmen
• Eine Jubiläumsfeier nur mit Mitarbeitern und ausgewählten Gästen

Hier gelten die besonders strengen Maßstäbe des Datenschutzrechts. Mitarbeitende befinden sich in einem Abhängigkeitsverhältnis zum Arbeitgeber – das heißt, Einwilligungen sind nur dann gültig, wenn sie freiwillig erfolgen. Es besteht sonst die Gefahr, dass sich Beschäftigte unter Druck gesetzt fühlen und „Ja“ sagen, obwohl sie das eigentlich nicht möchten.

Auch Schnappschüsse oder Gruppenfotos dürfen auf solchen Events nicht ohne Weiteres veröffentlicht werden – selbst im Intranet oder in der Mitarbeiterzeitung. Ohne konkrete und dokumentierte Einwilligung riskieren Unternehmen hier datenschutzrechtliche Konsequenzen.

Öffentliche Veranstaltungen: Messeauftritt, Tag der offenen Tür

Anders sieht es bei öffentlich zugänglichen Veranstaltungen aus, etwa:

• Ein Messestand auf einer Fachmesse
• Ein „Tag der offenen Tür“ mit Besuchern aus der Region
• Ein öffentlich beworbenes Firmenjubiläum mit Pressepräsenz

Hier handelt es sich nicht mehr um rein interne Ereignisse, sondern um Veranstaltungen mit Öffentlichkeitscharakter. Das bedeutet aber nicht, dass keinerlei rechtliche Anforderungen bestehen – es gelten nur andere Maßstäbe.

Nach § 23 Abs. 1 Nr. 3 KUG dürfen Bilder von Versammlungen, Aufzügen und ähnlichen Vorgängen auch ohne Einwilligung veröffentlicht werden, wenn die abgebildeten Personen Teil des Veranstaltungsgeschehens sind – etwa in der Menge auf einer Messe oder auf einem Podium.

Aber Achtung: Auch bei öffentlichen Veranstaltungen darf niemand individuell herausgestellt und z. B. in Nahaufnahme abgebildet werden, ohne vorherige Zustimmung. Sobald eine Person klar erkennbar im Vordergrund steht, gilt wieder das allgemeine Recht am eigenen Bild – und damit ist eine Einwilligung erforderlich.

Fazit: Art der Veranstaltung ist entscheidend

• Nicht öffentliche Veranstaltungen (z. B. interne Betriebsfeiern) erfordern besonders strengen Schutz und in der Regel eine Einwilligung.
• Öffentliche Veranstaltungen erlauben mehr Spielraum – aber nur für Übersichtsaufnahmen oder Bilder ohne Fokus auf Einzelpersonen.
• Auch bei öffentlich zugänglichen Events ist Datenschutzrecht zu beachten, insbesondere wenn Bilder digital weiterverarbeitet oder veröffentlicht werden.

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Einwilligung einholen – aber richtig

Die Einwilligung ist der zentrale Schlüssel für eine rechtssichere Verarbeitung und Veröffentlichung von Fotos. Doch nicht jede Zustimmung reicht aus, um den strengen Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gerecht zu werden. Unternehmen sollten daher genau wissen, wann und wie eine Einwilligung wirksam ist – und was es dabei zu beachten gilt.

Was muss eine wirksame Einwilligung enthalten?

Nach Art. 7 DSGVO ist eine Einwilligung nur dann gültig, wenn sie bestimmten Anforderungen genügt. Die Einwilligung muss:

• freiwillig erfolgen (keine Nötigung oder versteckter Druck),
• für einen bestimmten Zweck erteilt werden (z. B. Veröffentlichung auf Social Media),
• transparent und verständlich formuliert sein,
• und nachweisbar vorliegen.

Zudem ist über das Widerrufsrecht zu informieren: Die betroffene Person muss wissen, dass sie ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen kann – ohne Nachteile befürchten zu müssen.

Ein Verstoß gegen diese Anforderungen kann dazu führen, dass die Einwilligung unwirksam ist – und damit auch die Veröffentlichung rechtswidrig.

Wann ist eine Einwilligung freiwillig?

Gerade im Arbeitsverhältnis ist die Freiwilligkeit der Einwilligung ein Problemfeld. Denn Arbeitnehmer befinden sich in einem Abhängigkeitsverhältnis zum Arbeitgeber – und könnten sich unter Druck gesetzt fühlen, wenn sie z. B. das Gefühl haben, eine Zustimmung werde „erwartet“.

Die Datenschutzkonferenz (DSK), das Gremium der deutschen Datenschutzaufsichtsbehörden, hat dazu klare Leitlinien veröffentlicht:

Eine Einwilligung von Beschäftigten ist nur dann freiwillig, wenn keine negativen Konsequenzen bei einer Verweigerung zu erwarten sind und eine echte Wahlfreiheit besteht.

Das bedeutet in der Praxis:

• Es darf keine Benachteiligung bei Ablehnung erfolgen.
• Die Teilnahme an Fotoaufnahmen muss nicht verpflichtend sein.
• Es sollte eine Alternative zur fotografischen Dokumentation geben (z. B. anonyme Darstellung, Möglichkeit, sich abseits zu halten).

Ein guter Indikator für Freiwilligkeit ist Transparenz und Offenheit im Umgang mit dem Thema. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter frühzeitig über geplante Fotoaufnahmen – und respektieren Sie ein „Nein“ ohne Nachfragen.

Formulierungshilfen und Beispiele für Einwilligungserklärungen

Damit eine Einwilligung sowohl rechtssicher als auch verständlich ist, sollte sie klar formuliert und konkret auf den Verwendungszweck zugeschnitten sein.

Fazit:
Eine wirksame Einwilligung ist keine Formalie, sondern ein zentraler Bestandteil datenschutzkonformer Fotopraxis. Wer hier sauber arbeitet, minimiert rechtliche Risiken – und schafft gleichzeitig Vertrauen bei Mitarbeitern und Gästen.

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Verwendung der Bilder: Interne und externe Zwecke

Fotos von Firmenveranstaltungen werden nicht nur gemacht, weil sie schöne Erinnerungen festhalten – sie werden auch gezielt weiterverwendet: in der Mitarbeiterzeitung, auf der Unternehmenswebsite oder auf Social Media. Doch je nachdem, wo und wie ein Foto veröffentlicht wird, steigen die rechtlichen Anforderungen deutlich.

Interne Verwendung: Mitarbeiterzeitung, Intranet & Co.

Die Verwendung von Fotos innerhalb des Unternehmens – z. B. im Intranet oder in einer internen Mitarbeiterzeitung – wird oft als „harmlos“ empfunden. Tatsächlich ist aber auch hier eine rechtliche Prüfung notwendig. Denn:

• Auch das Intranet oder ein per E-Mail verschickter Newsletter stellen eine Veröffentlichung dar.
• Die DSGVO unterscheidet nicht zwischen interner und externer Verbreitung, wenn es um personenbezogene Daten geht.
• Eine Einwilligung der betroffenen Personen ist auch bei interner Verwendung erforderlich, sofern kein berechtigtes Interesse des Arbeitgebers überwiegt.

Ausnahme: Wenn es sich etwa um anonymisierte Fotos handelt oder Personen nur als Beiwerk erscheinen, kann eine Veröffentlichung im Einzelfall auch ohne Einwilligung zulässig sein. Dennoch: Die sicherste Lösung bleibt immer die vorherige Einwilligung.

Externe Verwendung: Website, Broschüren, Social Media

Bei der externen Veröffentlichung – also gegenüber der allgemeinen Öffentlichkeit – steigen die Anforderungen noch einmal deutlich:

• Website des Unternehmens: Die Veröffentlichung eines Fotos auf der Website stellt eine weltweite Verbreitung dar. Hier ist eine eindeutige, dokumentierte Einwilligung unerlässlich.
• Social Media: Plattformen wie LinkedIn, Instagram oder Facebook sind besonders kritisch, weil die Kontrolle über Inhalte nach der Veröffentlichung praktisch nicht mehr möglich ist. Ein Widerruf der Einwilligung ist zwar rechtlich möglich – aber technisch schwer umzusetzen.
• Printprodukte: Auch Broschüren, Flyer oder Imagekampagnen fallen unter die externe Nutzung. Einmal gedruckte Bilder können nur mit Aufwand zurückgenommen werden. Auch hier gilt: Ohne klare Einwilligung – keine Verwendung.

Zudem sind bei externer Nutzung die Informationspflichten aus Art. 13 DSGVO zu beachten: Die betroffene Person muss wissen, wer die Daten verarbeitet, wie lange sie gespeichert werden, welche Rechte sie hat usw.

Was darf der Arbeitgeber – und was nicht?

Darf der Arbeitgeber …

Grundsatz:
Was intern verwendet wird, ist nicht automatisch zulässig – und was nach außen geht, bedarf fast immer einer vorherigen Einwilligung. Arbeitgeber sollten daher jede geplante Verwendung genau prüfen – und sich im Zweifel rechtlich absichern.

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Mitarbeiter als „Influencer“: Was gilt bei privatem Teilen von Fotos?

Immer häufiger teilen Mitarbeitende selbst Fotos von Firmenveranstaltungen auf ihren privaten Social-Media-Kanälen – sei es auf Instagram, LinkedIn, TikTok oder Facebook. Für Unternehmen kann das eine wertvolle Form des Employer Brandings sein. Doch rechtlich ist die Sache keineswegs unproblematisch. Denn auch hier stehen die Persönlichkeitsrechte und der Datenschutz im Raum – nicht nur für den Mitarbeiter selbst, sondern auch für alle abgebildeten Kollegen.

Postings auf privaten Social-Media-Kanälen

Wenn ein Mitarbeiter ein Foto oder Video von einer Firmenveranstaltung auf seinem privaten Kanal postet, das auch andere Personen zeigt, gelten dieselben rechtlichen Maßstäbe wie bei der Veröffentlichung durch den Arbeitgeber:

• Wer auf dem Bild erkennbar ist, muss vorher zugestimmt haben.
• Es reicht nicht aus, dass der Fotografierende selbst mit dem Bild einverstanden ist.
• Auch wenn der Post rein privat erscheint, handelt es sich um eine Veröffentlichung im Sinne des Rechts am eigenen Bild und der DSGVO.

Beispiel: Eine Mitarbeiterin postet ein Selfie vom Sommerfest auf Instagram. Im Hintergrund sind mehrere Kollegen deutlich erkennbar. → Ohne deren Einwilligung kann das bereits einen Rechtsverstoß darstellen – und sogar Unterlassungs- oder Schadensersatzansprüche auslösen.

Arbeitgeber-Branding vs. Persönlichkeitsrechte

Viele Unternehmen freuen sich über solche Posts, da sie authentisch wirken und das Unternehmen positiv präsentieren. Manche Firmen fördern dieses Verhalten sogar aktiv – etwa durch Social-Media-Kampagnen oder interne Fotochallenges.

Doch Vorsicht: Auch wenn solche Inhalte marketingstrategisch wertvoll sind, dürfen die Persönlichkeitsrechte der abgebildeten Personen nicht ignoriert werden. Unternehmen sollten daher klare Regeln aufstellen:

• Welche Inhalte dürfen Mitarbeitende teilen?
• Dürfen Kollegen ohne deren Einwilligung gezeigt werden?
• Welche Plattformen und Hashtags sind erwünscht – und wo ist Vorsicht geboten?

Im Idealfall sollten Mitarbeiter ausdrücklich dazu angeleitet werden, keine Personen ohne deren Zustimmung zu posten – selbst bei scheinbar harmlosen Aufnahmen.

Mitbestimmung durch den Betriebsrat?

Wenn ein Unternehmen Mitarbeitende aktiv dazu auffordert oder motiviert, Inhalte zu posten, kann auch die Mitbestimmung des Betriebsrats berührt sein – insbesondere bei:

• Regelungen zum Verhalten auf Social Media
• Vorgaben zur Nutzung von Hashtags oder Bildmaterial
• Anweisungen zur Teilnahme an Veranstaltungen mit Fotoaufnahmen

Nach § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG (Verhalten der Arbeitnehmer im Betrieb) und ggf. Nr. 6 (technische Überwachungseinrichtungen) hat der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht, wenn das Unternehmen verbindliche Regeln zum Umgang mit Bildern oder Social Media aufstellt.

Auch bei internen Wettbewerben („Bestes Eventbild“) oder gezieltem Corporate-Influencer-Marketing kann eine vorherige Abstimmung mit dem Betriebsrat notwendig sein.

Fazit:

• Mitarbeitende dürfen nicht ohne Weiteres Bilder von Kollegen oder Veranstaltungen posten.
• Auch privat geteilte Inhalte unterliegen dem Datenschutz- und Persönlichkeitsrecht.
• Arbeitgeber sollten durch transparente Richtlinien für Rechtssicherheit sorgen – und ggf. den Betriebsrat einbinden.

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Rechtsfolgen bei Verstößen

Wer Fotos von Firmenveranstaltungen ohne rechtliche Grundlage aufnimmt oder veröffentlicht, riskiert empfindliche juristische Konsequenzen. Betroffene Personen können sich gegen unzulässige Aufnahmen oder Veröffentlichungen zivilrechtlich zur Wehr setzen – und auch die Datenschutzbehörden können einschreiten. Besonders brisant: Verstöße gegen die DSGVO können auch arbeitsrechtliche, finanzielle und imageschädigende Folgen haben.

Abmahnung und Unterlassung

Die häufigste Reaktion auf eine unerlaubte Fotoveröffentlichung ist die Abmahnung. Betroffene fordern dabei meist:

• die sofortige Entfernung des Bildes (z. B. von der Website oder aus Social Media),
• eine Unterlassungserklärung für die Zukunft,
• ggf. die Übernahme von Anwaltskosten.

Wird keine freiwillige Unterlassung abgegeben, kann das Gericht per einstweiliger Verfügung oder im Hauptsacheverfahren untersagen, das Foto weiter zu verwenden.

Besonders kritisch: Auch private Social-Media-Posts von Mitarbeitenden können abgemahnt werden – z. B. wenn Kollegen ohne Einwilligung erkennbar abgebildet werden.

Schadensersatzansprüche (auch DSGVO-Schadensersatz)

Zusätzlich zur Entfernung und Unterlassung können Betroffene Schadensersatz geltend machen. Das betrifft sowohl materielle Schäden (z. B. durch Rufschädigung) als auch immaterielle Schäden (z. B. Verletzung des Persönlichkeitsrechts).

Nach Art. 82 DSGVO besteht bei Datenschutzverstößen ein eigenständiger Schadensersatzanspruch – auch ohne messbaren finanziellen Schaden. Entscheidend ist hier, ob eine spürbare Beeinträchtigung vorliegt, etwa durch:

• die peinliche oder bloßstellende Darstellung,
• die ungewollte Veröffentlichung in sozialen Netzwerken,
• das ungute Gefühl, „gegen den eigenen Willen gezeigt zu werden“.

Gerichte sprechen in solchen Fällen teilweise Schadensersatzbeträge zwischen 300 € und 2.000 € pro Bild zu – je nach Intensität des Eingriffs.

Bußgelder durch Datenschutzbehörden

Neben zivilrechtlichen Folgen kann auch die Datenschutzaufsichtsbehörde aktiv werden. Das betrifft vor allem Unternehmen, die systematisch ohne Rechtsgrundlage Fotos verarbeiten oder veröffentlichen – oder die Informationspflichten der DSGVO (Art. 13, 14) missachten.

Die Bußgelder richten sich nach Art. 83 DSGVO und können bei Unternehmen bis zu 20 Millionen Euro oder 4 % des weltweiten Jahresumsatzes betragen – in der Praxis sind die Beträge meist deutlich geringer, aber dennoch schmerzhaft.

Beispiele aus der Praxis:

• 10.000 € Bußgeld gegen ein kleines Unternehmen, das ohne Einwilligung Mitarbeiterfotos auf der Website veröffentlichte.
• Verwarnung gegenüber einer Klinik, die Patientenfotos in einem internen Vortrag verwendete – ohne klare Rechtsgrundlage.

Fazit:
Ob Foto im Intranet oder Posting auf Instagram: Wer Bilder ohne gültige Einwilligung nutzt, handelt rechtswidrig – und muss mit Abmahnungen, Schadensersatzforderungen oder Bußgeldern rechnen. Unternehmen sollten daher auf klare Prozesse, transparente Kommunikation und dokumentierte Einwilligungen setzen.

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Praxistipps für Unternehmen

Fotos von Firmenveranstaltungen können ein wertvolles Mittel für die interne Kommunikation und die Außendarstellung Ihres Unternehmens sein – wenn sie datenschutzkonform verwendet werden. Um rechtliche Risiken zu vermeiden und gleichzeitig eine positive Unternehmenskultur zu fördern, sollten Sie klare Strukturen und transparente Prozesse schaffen. Die folgenden Praxistipps helfen Ihnen dabei.

Klare Richtlinien zum Umgang mit Fotos

Stellen Sie verbindliche Regeln auf, wie im Unternehmen mit Fotoaufnahmen umgegangen wird. Diese sollten schriftlich dokumentiert und allen Mitarbeitenden leicht zugänglich sein – etwa im Intranet oder in einer Mitarbeiterbroschüre.

Wichtige Punkte, die Ihre Richtlinie regeln sollte:

• Wer darf auf Veranstaltungen fotografieren?
• Welche Zwecke der Verwendung sind zulässig?
• Wie wird mit abgebildeten Personen umgegangen, die nicht veröffentlicht werden möchten?
• Welche Einwilligungsformulare sollen verwendet werden?

Tipp: Vermeiden Sie schwammige Aussagen wie „Fotos dürfen für interne Zwecke verwendet werden“. Formulieren Sie stattdessen präzise, wer, wann und wie Bilder nutzen darf – und wie Betroffene ihre Rechte geltend machen können.

Mitarbeiterschulung

Rechtskonformes Verhalten beginnt mit Aufklärung. Schulen Sie Ihre Beschäftigten regelmäßig zu den wichtigsten Punkten des Fotorechts, insbesondere:

• Bedeutung des Rechts am eigenen Bild
• Einwilligungsanforderungen nach DSGVO
• Zulässigkeit von privaten Foto-Postings
• Verhalten im Fall eines Widerrufs

Dies gilt nicht nur für HR oder die Unternehmenskommunikation – sondern insbesondere auch für Führungskräfte, Eventverantwortliche und Mitarbeitende mit Zugang zu Social-Media-Kanälen.

Tipp: Integrieren Sie das Thema auch in die Onboarding-Prozesse neuer Mitarbeiter.

Vorlagen und Checklisten zur Einwilligung

Nutzen Sie standardisierte Formulare für Einwilligungen, um rechtlich auf der sicheren Seite zu sein. Diese sollten:

• den konkreten Verwendungszweck der Fotos nennen,
• über das Widerrufsrecht informieren,
• einfach verständlich und barrierefrei formuliert sein.

Stellen Sie außerdem Checklisten zur Verfügung, mit denen Ihre Teams vor Veranstaltungen überprüfen können, ob alle datenschutzrechtlichen Anforderungen erfüllt sind.

Beispielhafte Checklisten-Punkte:

• Wurden Teilnehmer über Fotoaufnahmen informiert?
• Liegt ein geeigneter Hinweis am Veranstaltungsort aus?
• Sind Einwilligungsformulare vorbereitet?
• Gibt es eine Möglichkeit für Teilnehmer, sich aktiv gegen Aufnahmen zu entscheiden?

Zusammenarbeit mit Fotografen: Auftragsverarbeitung nicht vergessen

Beauftragen Sie einen externen Fotografen für Ihre Veranstaltung? Dann handelt es sich um eine Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO – mit entsprechenden Pflichten:

• Es muss ein schriftlicher Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen werden.
• Der Fotograf darf die Bilder nur im Auftrag des Unternehmens verwenden.
• Er darf die Fotos nicht für eigene Zwecke speichern oder veröffentlichen (z. B. im Portfolio), es sei denn, dies wird vertraglich ausdrücklich erlaubt.

Tipp: Klären Sie bereits im Vorfeld, wie lange der Fotograf die Bilder speichern darf, wie sie Ihnen zur Verfügung gestellt werden – und wie mit Löschverlangen umzugehen ist.

Fazit:
Ein transparenter und rechtskonformer Umgang mit Fotos beginnt bei klaren Vorgaben – und setzt sich über gute interne Kommunikation und verbindliche Prozesse fort. Wer diese Punkte beachtet, schützt nicht nur sich selbst vor juristischen Risiken, sondern stärkt auch das Vertrauen und das Miteinander im Unternehmen.

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Fazit

Fotos von Firmenveranstaltungen sind ein fester Bestandteil moderner Unternehmenskultur – sei es zur Dokumentation, zur internen Kommunikation oder zur Präsentation nach außen. Doch mit jedem Auslöser wird auch ein rechtlich sensibler Bereich betreten: das Persönlichkeitsrecht der abgebildeten Personen und der Datenschutz.

Die wichtigsten Punkte im Überblick:

• Schon das Anfertigen eines Fotos ist eine datenschutzrelevante Verarbeitung.
• Die Veröffentlichung – egal ob im Intranet, auf Social Media oder in Broschüren – ist nur mit gültiger Rechtsgrundlage zulässig.
• In der Regel ist eine freiwillige, informierte und dokumentierte Einwilligung erforderlich.
• Bei Einzelfotos und gezielten Gruppenaufnahmen ist besondere Vorsicht geboten.
• Auch private Social-Media-Posts von Mitarbeitenden können rechtlich problematisch sein.
• Bei Verstößen drohen Abmahnungen, Schadensersatzforderungen und Bußgelder.
• Klare Richtlinien, Schulungen, Vorlagen und Verträge helfen Unternehmen, rechtlich auf der sicheren Seite zu stehen.

Warum sorgfältiger Umgang mit Fotos heute unerlässlich ist

Das Fotorecht ist kein rein theoretisches Thema. In Zeiten von Smartphones, viralen Postings und wachsendem Datenschutzbewusstsein ist es für Unternehmen unerlässlich, den Umgang mit Bildern professionell zu regeln. Wer unüberlegt handelt, riskiert nicht nur juristische Folgen, sondern auch das Vertrauen seiner Mitarbeitenden – und das Ansehen nach außen.

Mit einem klaren Konzept, guter Vorbereitung und rechtlicher Sorgfalt lassen sich die Chancen nutzen, die Veranstaltungsfotos bieten – ohne dabei in rechtliche Fallstricke zu geraten. Unternehmen, die hier Verantwortung zeigen, stärken nicht nur ihre Compliance, sondern auch ihre Unternehmenskultur.

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Vorlage Einwilligungserklärung

Einwilligungserklärung zur Anfertigung und Verwendung von Foto- und Videoaufnahmen

Angaben zur Person

Name der Firma: ____________________________

Anschrift der Firma: _________________________

Name der abgebildeten Person: ____________________________

Anschrift der abgebildeten Person: ____________________________

Jahrgang: ________

Einwilligung in Foto- und Videoaufnahmen

Hiermit willige ich ein, dass die genannte Firma Foto- und Videoaufnahmen der oben genannten Person anfertigen darf und diese unentgeltlich für folgende eigene Zwecke verwenden darf:

[ ] Firmen-Website

[ ] Soziale Medien (z. B. Facebook, Instagram)

[ ] Firmenzeitung / Flyer / Plakate

[ ] Pressearbeit (z. B. Berichterstattung in Zeitungen)

[ ] Interne Dokumentation (z. B. interne Newsletter)

Mir/Uns ist bewusst, dass bei Veröffentlichungen im Internet kein vollständiger Schutz für die Vertraulichkeit, die Integrität und Authentizität der personenbezogenen Daten besteht sowie die Daten auch in Staaten abrufbar sind, die keine der Bundesrepublik Deutschland vergleichbaren Datenschutzbestimmungen kennen. 

Einwilligung bei Minderjährigen

(Die folgende Passage ist nur bei minderjährigen Personen auszufüllen.)

Ich/Wir bin/sind sorgeberechtigt für die oben genannte minderjährige Person.

[ ] Ich bin allein sorgeberechtigt.

[ ] Wir sind gemeinsam sorgeberechtigt.

Unterschrift Sorgeberechtigter 1: ____________________________

Name in Druckbuchstaben: ____________________________

Ort, Datum: ____________________________

Unterschrift Sorgeberechtigter 2: ____________________________

Name in Druckbuchstaben: ____________________________

Ort, Datum: ____________________________

(Falls nur eine sorgeberechtigte Person vorhanden ist, genügt eine Unterschrift. Bei gemeinsamem Sorgerecht sind beide Unterschriften erforderlich.)

Einwilligung bei Volljährigen

(Nur von volljährigen Personen selbst auszufüllen.)

Unterschrift der betroffenen Person: ____________________________

Ort, Datum: ____________________________

Informationen zum Widerruf und Datenschutz

- Die Einwilligung erfolgt freiwillig und kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

- Der Widerruf kann per E-Mail oder schriftlich an die Firma gerichtet werden:

  Widerruf an: ____________________________ (z. B. E-Mail-Adresse)

- Nach einem Widerruf werden keine weiteren Aufnahmen gemacht, bereits veröffentlichte Fotos/Videos – soweit möglich – entfernt.

- Eine vollständige Löschung aus dem Internet kann nicht garantiert werden.

- Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist die oben genannte Firma. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

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FAQ: Häufige Fragen zum Fotorecht bei Firmenveranstaltungen

Dürfen auf einer Betriebsfeier einfach Fotos gemacht werden?

Nein, zumindest nicht ohne Weiteres. Schon das bloße Fotografieren von Personen ist eine Verarbeitung personenbezogener Daten nach der DSGVO. Auch wenn das Bild zunächst nicht veröffentlicht wird, ist rechtlich eine Rechtsgrundlage erforderlich – in der Regel eine Einwilligung oder ein berechtigtes Interesse des Unternehmens. Letzteres muss aber gegen die Interessen der abgebildeten Personen abgewogen werden.

Ist eine mündliche Einwilligung ausreichend?

Grundsätzlich ja – theoretisch kann auch eine mündliche oder konkludente (z. B. durch Posieren) Einwilligung wirksam sein. In der Praxis empfiehlt sich jedoch immer eine schriftliche Einwilligung, insbesondere wenn die Fotos später im Internet oder auf Social Media veröffentlicht werden sollen. Nur so lässt sich im Streitfall beweisen, dass eine wirksame Zustimmung vorlag.

Kann ich meine Einwilligung zur Fotoverwendung widerrufen?

Ja. Nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO kann jede Einwilligung jederzeit und ohne Begründung widerrufen werden. Ab dem Zeitpunkt des Widerrufs darf das Bild nicht weiter verwendet werden. Bereits veröffentlichte Bilder müssen – soweit technisch möglich – gelöscht oder entfernt werden, etwa von der Website oder aus Social Media.

Was gilt bei Gruppenfotos – braucht man da auch eine Einwilligung?

Es kommt darauf an. Wenn Personen lediglich als „Beiwerk“ zu einer Szenerie erscheinen (z. B. im Hintergrund beim Buffet), ist keine Einwilligung erforderlich (§ 23 Abs. 1 Nr. 2 KUG). Auch bei großen Veranstaltungen mit öffentlichem Charakter (z. B. Betriebsjubiläum mit Publikum) kann ein Gruppenfoto ohne Einwilligung zulässig sein.
Anders sieht es aus, wenn sich eine Gruppe gezielt aufstellt und gut erkennbar abgelichtet wird – hier sollte sicherheitshalber eine Einwilligung eingeholt werden.

Was darf der Arbeitgeber mit den Bildern machen?

Nur das, wofür eine Einwilligung vorliegt. Die Fotos dürfen nicht automatisch für alle erdenklichen Zwecke genutzt werden. Wurde etwa nur einer Verwendung im Intranet zugestimmt, ist eine Veröffentlichung auf der Unternehmenswebsite oder in Social Media nicht erlaubt. Der Verwendungszweck muss konkret, klar und eingegrenzt sein – und so auch in der Einwilligung stehen.

Dürfen Mitarbeitende selbst Fotos posten, die sie bei der Firmenfeier aufgenommen haben?

Nur, wenn alle abgebildeten Personen zugestimmt haben. Wer ein Foto auf Instagram oder LinkedIn postet, auf dem Kollegen deutlich zu sehen sind, begeht ohne deren Einwilligung möglicherweise eine Verletzung des Persönlichkeitsrechts – mit rechtlichen Folgen. Arbeitgeber sollten ihre Mitarbeitenden darüber informieren und sensibilisieren, insbesondere bei Veranstaltungen mit vielen Aufnahmen.

Kann der Betriebsrat mitbestimmen, wie mit Fotos umgegangen wird?

Ja. Wenn der Arbeitgeber verbindliche Regelungen zum Umgang mit Fotos aufstellt – etwa im Rahmen einer Social-Media-Richtlinie oder durch Schulungen – kann das ein Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats nach § 87 Abs. 1 BetrVG auslösen. Das gilt besonders, wenn es um Verhaltensvorgaben im Betrieb oder um technische Überwachung geht (z. B. durch Kameraeinsatz).

Welche Konsequenzen drohen bei Verstößen gegen das Fotorecht?

Die Bandbreite möglicher Folgen ist groß:

• Abmahnung und Unterlassung durch betroffene Personen
• Schadensersatzansprüche – auch bei immateriellem Schaden (Art. 82 DSGVO)
• Bußgelder durch Datenschutzbehörden bei systematischen Verstößen
• Reputationsschäden für das Unternehmen

Deshalb ist es wichtig, rechtzeitig durch Einwilligungen und transparente Prozesse vorzusorgen.

Reicht ein allgemeiner Hinweis am Eingang der Veranstaltung („Hier wird fotografiert“) aus?

Ein solcher Hinweis kann sinnvoll sein – ersetzt aber keine individuelle Einwilligung, insbesondere bei Nahaufnahmen oder Porträts. Bei großflächigen Veranstaltungsaufnahmen kann der Hinweis ein Teil der Informationspflichten nach Art. 13 DSGVO sein, genügt jedoch nicht für Einzelaufnahmen oder gezielte Bilder von Mitarbeitenden. Hier ist eine zusätzliche Einwilligung nötig.

Was müssen wir beachten, wenn wir einen externen Fotografen beauftragen?

In diesem Fall handelt es sich um eine Auftragsverarbeitung im Sinne von Art. 28 DSGVO. Sie müssen mit dem Fotografen einen schriftlichen Vertrag abschließen, der regelt, dass dieser:

• nur im Auftrag handelt,
• die Daten (Fotos) nicht selbst verwendet oder speichert,
• alle datenschutzrechtlichen Vorgaben einhält.

Außerdem sollten Sie vorab klären, was mit dem Bildmaterial passiert – insbesondere bei Weitergabe, Archivierung oder Nutzung für Eigenwerbung des Fotografen.

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