Aufbewahrungspflichten in Unternehmen: Welche Dokumente wie lange?

Aufbewahrungspflichten sind kein „Bürokratie-Detail“, sondern ein zentraler Teil ordnungsgemäßer Unternehmensorganisation. Wer geschäftlich tätig ist, produziert laufend Dokumente: Rechnungen, Verträge, Korrespondenz, Zahlungsnachweise, Kassenaufzeichnungen, Auswertungen aus ERP- und Buchhaltungssystemen, E-Mails samt Anhängen. Ein großer Teil davon muss gesetzlich über Jahre hinweg so archiviert werden, dass sich Geschäftsvorfälle auch später noch lückenlos nachvollziehen lassen.

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen – was Sie wirklich wissen müssen

Der Zweck ist klar: Behörden (insbesondere Finanzverwaltung), Prüfer und im Streitfall auch Gerichte müssen rekonstruieren können,

• welcher Vorgang stattgefunden hat,
• wann er stattgefunden hat,
• wie er in der Buchführung abgebildet wurde,
• welche Unterlagen die Buchung und die steuerliche Behandlung tragen.

Das gilt heute genauso für digitale Unterlagen wie früher für Papier. In vielen Unternehmen liegt die eigentliche Herausforderung deshalb nicht darin, ob man aufbewahren muss, sondern wie: Daten sind verteilt auf Postfächer, Cloudspeicher, Projekttools, Kassensysteme, DMS, Buchhaltungsprogramme und private Geräte. Ohne klare Regeln entstehen schnell zwei typische Risiken: Entweder wird zu früh gelöscht (Nachweisprobleme, Schätzungsrisiken, Ärger in der Betriebsprüfung), oder es wird „auf Vorrat“ alles ewig behalten (Datenschutz- und Compliance-Risiken, unnötige Kosten, unübersichtliche Ablagen).

Wer ist betroffen?

Aufbewahrungspflichten treffen typischerweise Unternehmer, Selbstständige und Freiberufler, sobald handels- oder steuerrechtliche Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten bestehen. Je nach Branche und Konstellation kommen Spezialvorschriften hinzu, zum Beispiel im Arbeits- und Sozialversicherungsrecht, im Zollbereich oder aufgrund berufsrechtlicher Vorgaben (etwa bei Rechtsanwälten: Handakten).

Welche Dokumente sind überhaupt aufbewahrungspflichtig?

Nicht nur „die Rechnung“. Aufbewahrungspflichten greifen vor allem bei Unterlagen, die einen Geschäftsvorfall belegen, erklären oder für die Buchführung/den Jahresabschluss erforderlich sind. Dazu gehören regelmäßig:

• Unterlagen, die die Buchführung tragen (Bücher, Aufzeichnungen, Journale, Nebenbücher, Auswertungen)
• Unterlagen, die den Jahresabschluss erklären (Bilanz, GuV, Anhang, Lagebericht, Bewertungsunterlagen)
• Unterlagen mit Belegfunktion (Rechnungen, Quittungen, Zahlungsnachweise, Kassenbelege, Reisekostenbelege)
• Handels- und Geschäftsbriefe (klassisch Briefe, praktisch aber sehr häufig E-Mails inklusive Anhänge), wenn sie mit Anbahnung, Durchführung, Änderung oder Rückabwicklung von Geschäften zusammenhängen
• Organisations- und Systemunterlagen, die das Verständnis und die Nachprüfbarkeit der Buchführung sichern (z. B. Verfahrensdokumentation, Kontierungsrichtlinien, Schnittstellenbeschreibungen, Protokolle buchführungsrelevanter Änderungen)

Wichtig ist die Grundregel: Entscheidend ist die Funktion eines Dokuments. Ein Dokument ist nicht deshalb aufbewahrungspflichtig, weil es einen bestimmten Namen trägt, sondern weil es für Buchführung/Steuern/Handelsrecht eine bestimmte Rolle spielt.

Welche Fristen gelten – und warum tauchen „10 / 8 / 6 Jahre“ so oft auf?

In der Praxis dominieren drei Standardfristen:

• 10 Jahre für „Kernunterlagen“ der Buchführung und des Jahresabschlusses sowie bestimmte Organisationsunterlagen
• 8 Jahre typischerweise für Buchungsbelege (insbesondere Rechnungen und Kostenbelege)
• 6 Jahre typischerweise für Handels- und Geschäftsbriefe und sonstige geschäftliche Korrespondenz

Dabei ist eine typische Stolperfalle: Ein Dokument kann mehrere Kategorien gleichzeitig erfüllen. Beispiel: Eine E-Mail mit angehängter Rechnung ist gleichzeitig Geschäftsbrief und Beleg. In solchen Fällen gilt im Zweifel: Aufbewahren nach der längeren bzw. strengeren Pflicht.

Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist?

Die Frist läuft häufig nicht „ab Datum auf dem Dokument“, sondern beginnt regelmäßig mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem

• das Dokument entstanden ist bzw. zugegangen ist,
• der Geschäftsbrief abgesandt/empfangen wurde,
• die letzte relevante Eintragung vorgenommen wurde,
• der Jahresabschluss aufgestellt wurde.

Bei Verträgen ist zusätzlich wichtig: Die Aufbewahrungspflicht knüpft praktisch oft an das Vertragsende an. Deshalb sind Verträge häufig erst „nach Beendigung“ sinnvoll fristgenau zu zählen.

Wann darf trotz abgelaufener Frist nicht vernichtet werden?

Auch wenn eine Frist rechnerisch abgelaufen ist, kann eine Vernichtung unzulässig oder zumindest riskant sein, wenn Unterlagen noch für Verfahren benötigt werden, zum Beispiel:

• laufende oder angekündigte Betriebsprüfung
• offene Einspruchs- oder Klageverfahren
• vorläufige Steuerfestsetzungen / ungeklärte Sachverhalte
• steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen
• zivilrechtliche Auseinandersetzungen, bei denen die Unterlagen als Beweis benötigt werden

Praktisch heißt das: Aufbewahrungsfristen sind die Untergrenze, nicht automatisch das „Löschdatum“ in jedem Einzelfall.

Papier oder digital – was ist erlaubt?

Viele Unterlagen dürfen digital archiviert werden. Entscheidend ist, dass die Aufbewahrung über die gesamte Frist hinweg:

• vollständig ist (inklusive Anhänge, Metadaten und Zusammenhang)
• lesbar bleibt (auch nach Softwarewechseln)
• geordnet auffindbar ist
• nachvollziehbar ist (Änderungen dürfen nicht „spurlos“ erfolgen)
• im Prüfungsfall bereitgestellt werden kann

Gerade bei E-Mails und digitalen Workflows reicht es nicht, „irgendwo einen Screenshot“ zu speichern. Oft muss die Archivierung so organisiert sein, dass Dokumente im Originalformat und im Kontext des Vorgangs nachprüfbar bleiben.

Wie Sie die nachfolgende Liste richtig nutzen

Die nachfolgende Übersicht ist als Praxis-Nachschlagewerk gedacht. Sie finden dort zahlreiche typische Schriftstücke mit einer Zuordnung zur jeweiligen Aufbewahrungsfrist. Weil Begriffe in Unternehmen unterschiedlich verwendet werden, ist die Liste bewusst breit angelegt.

Damit Sie schnell zum richtigen Ergebnis kommen, empfiehlt sich dieses Vorgehen:

• Suchen Sie den Dokumenttyp in der Liste (A–Z).
• Prüfen Sie, welche Funktion das Dokument in Ihrem konkreten Fall hat:
• Kernunterlage der Buchführung/Jahresabschluss
• Buchungsbeleg
• Geschäftsbrief/Korrespondenz
• Spezialmaterie (z. B. Kanzleiakte, Arbeitszeitnachweise, Gefahrstoff-Exposition)
• Wenn mehrere Funktionen denkbar sind, gilt: Im Zweifel die längere Frist und zusätzlich prüfen, ob ein Verfahren die Vernichtung blockiert.

Im Anschluss finden Sie daher unser alphabetisches Verzeichnis der häufigsten Unterlagen samt typischer Aufbewahrungsdauer in Jahren – als schnelle Orientierung für Unternehmer, Selbstständige und Kanzleien.

• Fristbeginn ist typischerweise mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden/zugegangen ist bzw. die letzte Eintragung erfolgte.
• Seit 01.01.2025 beträgt die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege regelmäßig 8 Jahre (dazu zählen i. d. R. auch Rechnungen). Die verkürzte Frist gilt grundsätzlich auch für „Altbelege“, deren frühere 10-Jahres-Frist am 31.12.2024 noch nicht abgelaufen war. Für bestimmte beaufsichtigte Unternehmen (insb. Kreditinstitute, Versicherungsunternehmen und Wertpapierinstitute) gelten abweichende bzw. später einsetzende Sonderregeln, die (je nach Konstellation) wieder zu 10 Jahren führen können. Wichtig: Umsatzsteuerliche Aufzeichnungen (z. B. nach § 22 UStG / § 22f UStG) können weiterhin 10 Jahre aufbewahrungspflichtig sein. Unabhängig davon darf nicht vernichtet werden, solange Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (z. B. bei laufender Außenprüfung/Einspruch/Steuerstrafverfahren).

A–Z-Verzeichnis: Schriftstück – Aufbewahrungsfrist (Jahre)

• Abholbelege (Warenausgabe) – 6 (8, wenn Buchungsbeleg) Jahre
• Abrechnungen (Amazon/Marktplätze/Affiliate) – 8 Jahre
• Abrechnungen (Bank/Kreditkarte/PSP) – 8 Jahre
• Abrechnungen (Reisekosten) – 8 Jahre
• Abschlussbuchungen (Umbuchungslisten, Abschlussvermerke) – 10 Jahre
• Abschlussprüfer-Korrespondenz (prüfungsrelevant) – 10 Jahre
• Abschreibungsunterlagen (AfA-Tabellen, AfA-Berechnungen) – 10 Jahre
• Abtretungsanzeigen (Forderungsabtretung, Korrespondenz) – 6 Jahre
• Abtretungserklärungen (geschäftlich) – 6 Jahre
• Änderungsprotokolle ERP/Buchhaltung (Stammdaten/Parameter) – 10 Jahre
• Änderungsprotokolle Kasse (Stammdaten/Programmierung) – 10 Jahre
• Afa-Tabellen (Anlagenabschreibung) – 10 Jahre
• Akkreditive – 6 Jahre
• Aktennotizen (Buchführung/Bilanzrelevanz) – 10 Jahre
• Aktennotizen (sonstige Geschäftsbriefe) – 6 Jahre
• Angebote – 6 Jahre
• Anhang zum Jahresabschluss – 10 Jahre
• Anlagenbuch / Anlagenkartei – 10 Jahre
• Anlagenverzeichnis (Inventar/AV) – 10 Jahre
• Annahme- und Abnahmeprotokolle – 6 (10, wenn Bewertungsgrundlage) Jahre
• Anträge (Investitionszulage/steuerliche Zulagen) – 6 Jahre
• Anträge auf Arbeitnehmersparzulage – 6 Jahre
• Anträge auf Stundung/Erlass (Finanzamt) – 10 Jahre
• Arbeitsanweisungen zur Buchführung (GoBD) – 10 Jahre
• Arbeitsverträge – keine einheitliche gesetzliche Aufbewahrungsfrist; mindestens 3 Jahre ab Vertragsende (regelmäßige Verjährung), häufig 6 Jahre aus Nachweis-/Prüfungsgründen; Sonderfälle (z. B. betriebliche Altersversorgung) können längere Vorhaltung erfordern
• Arbeitszeitaufzeichnungen nach ArbZG/MiLoG (z. B. Überstunden/Sonn- und Feiertagsarbeit nach ArbZG; dokumentationspflichtige Beschäftigte nach MiLoG) – 2 Jahre
• Arbeitszeitnachweise nach § 17 MiLoG (bzw. einschlägigen Sonderregelungen/Branchen) – 2 Jahre (Aufbewahrung beginnt ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt)
• ATLAS-Ausgangsvermerke (Ausfuhr) – 10 Jahre
• Aufbewahrungs- und Löschkonzept (buchführungsrelevant) – 10 Jahre
• Auftragsbestätigungen – 6 (8, wenn Buchungsbeleg) Jahre
• Aufzeichnungen (Bücher und buchähnliche Aufzeichnungen) – 10 Jahre
• Ausfuhrnachweise / Exportbelege – 10 (wenn buchungs-/steuerrelevant) Jahre
• Ausgangspost Handels- und Geschäftsbriefe (Kopie) – 6 Jahre
• Ausgangsrechnungen – 8 Jahre
• Ausgangszahlungslisten (Zahlungsläufe) – 8 Jahre
• Außendienstabrechnungen – 8 Jahre
• Bankbelege (Ein-/Auszahlungsbelege) – 8 Jahre
• Bankbürgschaften – 6 (ab Ende der Bürgschaft) Jahre
• Barausgabenbelege – 8 Jahre
• Bareinnahmenbelege – 8 Jahre
• Beitragsabrechnungen Sozialversicherung (Beitragsabrechnung/Beitragsnachweise) – bis zum Ablauf des auf die letzte Betriebsprüfung (§ 28p SGB IV) folgenden Kalenderjahres (regelmäßig bis zu 5 Jahre)
• Beitragsbescheide Sozialversicherung – bis zum Ablauf des auf die letzte Betriebsprüfung (§ 28p SGB IV) folgenden Kalenderjahres (regelmäßig bis zu 5 Jahre)
• Belegersetzende Scans (ersetzendes Scannen, Verfahrensdoku) – 10 Jahre
• Berichtigungsrechnungen (§ 14c UStG, Korrekturen) – 8 Jahre
• Bewertungsunterlagen (Rückstellungen, Forderungsbewertungen) – 10 Jahre
• Bewirtungsbelege – 8 Jahre
• Bilanzen (inkl. Eröffnungsbilanz) – 10 Jahre
• Blockdiagramme/Prozessdiagramme (buchführungsrelevant) – 10 Jahre
• Buchungsanweisungen/Kontierungsrichtlinien – 10 Jahre
• Buchungsbelege (allgemein) – 8 Jahre
• Buchungsjournale – 10 Jahre
• Buchungsstapel/Exportdateien (DATEV/ERP) – 10 Jahre
• Cash-Management-Reports (buchungsbegründend) – 8 Jahre
• Change-Logs buchführungsrelevanter Systeme – 10 Jahre
• Compliance-/Richtlinien zur Buchführung – 10 Jahre
• Darlehensabrechnungen (Zins/Tilgung, buchungsbegründend) – 8 Jahre
• Darlehensverträge – 6 (ab Vertragsende) Jahre
• DATEV-Import-/Export-Protokolle – 10 Jahre
• Datenexporte Kasse (DSFinV-K u. ä., Kassenaufzeichnungen) – 10 Jahre
• Datensicherungsdokumentation Buchführung – 10 Jahre
• Debitorenlisten/Kreditorenlisten (Nebenbuchauswertungen) – 10 Jahre
• Depotabrechnungen/Wertpapierabrechnungen – 8 Jahre
• Dienstreiseanträge (mit Abrechnung) – 8 Jahre
• Dokumentation ersetzendes Scannen – 10 Jahre
• E-Bilanz-Unterlagen (Daten, Übertragungsprotokolle) – 10 Jahre
• ELSTER-Übermittlungsprotokolle (Erklärungen/Anmeldungen) – 10 Jahre
• Eingangsrechnungen – 8 Jahre
• Eingangspost Handels- und Geschäftsbriefe – 6 Jahre
• E-Mail-Korrespondenz (Handels-/Geschäftsbriefe) – 6 Jahre
• Entgeltunterlagen (Sozialversicherung, SGB IV) – bis zum Ablauf des auf die letzte Betriebsprüfung (§ 28p SGB IV) folgenden Kalenderjahres (regelmäßig bis zu 5 Jahre)
• Entsorgungsnachweise (soweit steuerlich/handelsrechtlich relevant) – 6 Jahre
• Eröffnungsbilanz – 10 Jahre
• Exportbelege/Ausfuhr (steuer-/zollrelevant) – 10 Jahre
• Fahrtkostenbelege – 8 Jahre
• Fahrtenbuch (steuerlich) – 10 Jahre
• Frachtbriefe – 6 (8, wenn Buchungsbeleg) Jahre
• Fördermittelunterlagen (Zuwendungsbescheide, Verwendungsnachweise) – 6 (10, wenn steuerrelevant) Jahre
• Forderungslisten (Debitorenübersichten) – 10 Jahre
• Gebührenabrechnungen (Kontoführung/PSP) – 8 Jahre
• Gelangensbestätigungen/innergemeinschaftliche Liefernachweise – 10 Jahre
• Geldtransit-/Kassenprotokolle (Kasse) – 10 Jahre
• Geldwäsche-Unterlagen (KYC/Identifizierung) – 5 Jahre; in jedem Fall spätestens nach 10 Jahren zu vernichten (abweichende längere Pflichten aus anderen Gesetzen bleiben möglich)
• Geschäftberichte – 10 Jahre
• Geschäftsbriefe/Handelsbriefe (allgemein) – 6 Jahre
• Geschenknachweise (betrieblich) – 8 Jahre
• Gewährleistungsakten (ohne Buchungsbelege) – 6 Jahre
• Gutschriften – 8 Jahre
• Handakten (Anwaltskanzlei, Mandatsakten) – 6 Jahre
• Handelsbücher – 10 Jahre
• Handelsregisterauszüge – 6 Jahre
• Honorarabrechnungen (Kanzlei, Ausgangsrechnung) – 8 Jahre
• Import-/Zollabgabenunterlagen (steuer-/zollrelevant) – 10 Jahre
• Intercompany-Abstimmungen (Konzern, Abschlussgrundlage) – 10 Jahre
• Inventar – 10 Jahre
• Inventurlisten/Zähllisten – 10 Jahre
• Jahresabschluss – 10 Jahre
• Journal (Hauptbuchjournal, Grundbuchjournal) – 10 Jahre
• Kalkulationsunterlagen (bewertungs-/kalkulationsrelevant) – 10 Jahre
• Kassenberichte/Kassensturzprotokolle (Kassenaufzeichnungen) – 10 Jahre
• Kassenbuch – 10 Jahre
• Kassenbons (Buchungsbelege) – 8 Jahre
• Kassen-Nachschau-Unterlagen – 10 Jahre
• Kassenprogrammieranleitung/Bedienerhandbuch (kassenrelevant) – 10 Jahre
• Kassenzettel (Buchungsbelege) – 8 Jahre
• Kassen-Z-Bons/Tagesendsummenbons – 10 Jahre (Kassenaufzeichnungen)
• Kilometerlisten (wenn Teil Fahrtenbuch/Abrechnung) – 8 (10, wenn Fahrtenbuch) Jahre
• Kleinbetragsrechnungen – 8 Jahre
• Kontoabstimmungen (Bankabstimmungsunterlagen) – 10 Jahre
• Kontoauszüge – 8 Jahre
• Kontenblätter / Sachkonten – 10 Jahre
• Kontenplan / Kontenrahmen – 10 Jahre
• Kontenregister (buchführungsrelevant) – 10 Jahre
• Konzernabschluss – 10 Jahre
• Konzernlagebericht – 10 Jahre
• Kostennoten (Anwalt, interne/ausgehende Rechnungen) – 8 Jahre
• Kostenstellenberichte (abschlussrelevant) – 10 Jahre
• Kostenträgerrechnungen (abschlussrelevant) – 10 Jahre
• Kreditkartenbelege – 8 Jahre
• Kreditverträge – 6 (ab Vertragsende) Jahre
• Kundenkontoauszüge (OP-Konten, Nebenbuch) – 10 Jahre
• Lagebericht – 10 Jahre
• Lastschriftmandate (SEPA) – mindestens 14 Monate nach dem letzten Einzug (gerechnet ab Einreichungsdatum der letzten eingezogenen Lastschrift); ggf. länger, wenn zusätzlich steuerlich/rechtlich als Nachweis benötigt
• Leasingverträge – 6 (ab Vertragsende) Jahre
• Leistungsnachweise (Projekt-/Stundenlisten, abrechnungsrelevant) – 8 (6, wenn nur Korrespondenz) Jahre
• Lieferscheine – endet mit Erhalt (Eingang) bzw. Versand (Ausgang) der Rechnung, soweit der Lieferschein kein Buchungsbeleg ist; sonst 8 Jahre
• Lohnabrechnungen – 6 Jahre (Lohnunterlagen); 8 Jahre, soweit sie im konkreten Betrieb als Buchungsbeleg/Beleggrundlage der Buchführung geführt werden
• Lohnkonten – 6 Jahre
• Lohnsteuer-Anmeldungen – 6 Jahre (sonstige steuerlich relevante Unterlagen)
• Lohnsteuerbescheinigungen (Kopien) – 6 Jahre
• Mahnbescheide (Mahnverfahren) – 6 Jahre (mind.; im Zweifel bis Verfahrensabschluss)
• Vollstreckungsbescheid/Urteil/gerichtlicher Vergleich (vollstreckbarer Titel) – 30 Jahre
• Mahnkostenaufstellungen (buchungsbegründend) – 8 Jahre
• Mahnschreiben – 6 Jahre
• Mengennachweise (Inventur-/Bestandsbewertung) – 10 Jahre
• Mietverträge – 6 (ab Vertragsende) Jahre
• Nebenbücher (Debitoren/Kreditoren) – 10 Jahre
• Offene-Posten-Abstimmungen (OP-Ausgleichslisten) – 10 Jahre
• Offene-Posten-Listen – 10 Jahre
• Organisationsunterlagen Buchführung (GoBD) – 10 Jahre
• Organigramme/Prozessbeschreibungen Buchführung – 10 Jahre
• Pachtverträge – 6 (ab Vertragsende) Jahre
• PayPal-/Stripe-Abrechnungen (PSP) – 8 Jahre
• Plausibilitätsprüfungen/Fehlerprotokolle Buchhaltung – 10 Jahre
• Preislisten (geschäftsrelevant) – 6 Jahre
• Programmverzeichnisse (buchführungsrelevant) – 10 Jahre
• Prozessunterlagen (Kosten-/Abrechnungsbezug) – 8 (sonst 6) Jahre
• Protokolle Gesellschafterversammlungen – 6 (10, wenn bilanz-/steuerrelevant) Jahre
• Provisionsvereinbarungen – 6 (ab Ende) Jahre
• Prüfungsberichte Abschlussprüfer – 10 Jahre
• Quittungen – 8 Jahre
• Rahmenverträge (Liefer-/Dienstleistungen) – 6 (ab Vertragsende) Jahre
• Rechnungseingangsbuch (Register) – 10 Jahre
• Rechnungsausgangsbuch (Register) – 10 Jahre
• Rechnungsjournal – 10 Jahre
• Reisekostenabrechnungen – 8 Jahre
• Reklamationskorrespondenz – 6 Jahre
• Reparatur-/Wartungsverträge – 6 (ab Vertragsende) Jahre
• Retouren-/Stornobelege – 8 Jahre
• Rückstellungsberechnungen – 10 Jahre
• Rückzahlungsvereinbarungen (Darlehen, Vereinbarungen) – 6 (ab Ende) Jahre
• Saldenlisten (SUSA) – 10 Jahre
• Schadensakten (Versicherung, buchungs-/bilanzrelevant) – 10 Jahre
• Schriftwechsel mit Steuerberater (steuerrelevant) – 6 (10, wenn Abschlussgrundlage) Jahre
• Schnittstellenbeschreibungen Buchführung – 10 Jahre
• Schecks (Belege/Abrechnungen) – 8 Jahre
• Sozialversicherungs-Meldeunterlagen (z. B. DEÜV-Meldungen/Protokolle) – bis zum Ablauf des auf die letzte Betriebsprüfung folgenden Kalenderjahres
• Sonderabschreibungsunterlagen – 10 Jahre
• Spendenbescheinigungen (Betriebsausgaben) – 8 Jahre
• Stammdatenänderungsprotokolle Debitor/Kreditor – 10 Jahre
• Steuerbescheide – 6 Jahre; länger, solange Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (z. B. bei Außenprüfung/Vorläufigkeit/Änderbarkeit)
• Steuererklärungen – 6 Jahre (sonstige steuerlich relevante Unterlagen; Anlagen je nach Dokumenttyp ggf. 8/10 Jahre)
• Storno-/Korrekturrechnungen – 8 Jahre
• Stornos im Kassensystem (Protokolle) – 10 Jahre
• Stundungs-/Ratenzahlungsvereinbarungen (Kunde) – 6 (8, wenn Buchungsbeleg) Jahre
• Systemdokumentation Buchführung – 10 Jahre
• Tagesberichte Kasse – 10 Jahre
• Telefonkostennachweise (betrieblich) – 8 Jahre
• Time-Sheets (abrechnungsrelevant) – 8 Jahre
• Umsatzsteuer-Jahreserklärung – 6 Jahre (Erklärung als sonstige steuerlich relevante Unterlage); umsatzsteuerliche Aufzeichnungen nach § 22 UStG bleiben 10 Jahre
• Umsatzsteuer-Voranmeldungen – 6 Jahre (sonstige steuerlich relevante Unterlagen); umsatzsteuerliche Aufzeichnungen nach § 22 UStG bleiben 10 Jahre
• Unterlagen zu elektronischen Zollanmeldungen (ATLAS, beigefügt/auf Verlangen) – 10 Jahre
• Verbindlichkeitenlisten (Kreditorenübersichten) – 10 Jahre
• Verfahrensänderungsprotokolle (GoBD) – 10 Jahre
• Verfahrensdokumentation (GoBD) – 10 Jahre
• Verjährungsunterbrechende Unterlagen (z. B. Anerkenntnisse) – 6 (mind.) Jahre
• Verrechnungspreisdokumentation (Konzern, steuerlich) – 10 Jahre
• Verwendungsnachweise Fördermittel (wenn gefordert) – 6 (10, wenn steuerrelevant) Jahre
• Versicherungsverträge – 6 (ab Vertragsende) Jahre
• Versand- und Frachtrechnungen – 8 Jahre
• Verträge allgemein (geschäftlich) – 6 (ab Vertragsende; Belege daraus 8/10) Jahre
• Vollmachten (mandatsbezogen) – 6 (Handakte) Jahre
• Vorsteuervergütungsanträge – 6 Jahre (Antrag als sonstige steuerlich relevante Unterlage); Belege/Anlagen je nach Art 8/10 Jahre
• Warenausgangslisten – 6 (8, wenn Buchungsbeleg) Jahre
• Warenausgangsrechnungen – 8 Jahre
• Wareneingangsbelege – 6 (8, wenn Buchungsbeleg) Jahre
• Wareneingangsrechnungen – 8 Jahre
• Warenwirtschafts-Archiv (buchungsrelevant) – 10 Jahre
• Wertberichtigungsunterlagen – 10 Jahre
• Wirtschaftsprüferunterlagen (Prüfungsberichte) – 10 Jahre
• Zahlungseingangslisten – 8 Jahre
• Zahlungslaufprotokolle – 8 Jahre
• Zahlungsanweisungen – 8 Jahre
• Zahlungsbelege (Überweisungen/Lastschriften) – 8 Jahre
• Zinsbescheinigungen (betrieblich) – 8 Jahre
• Zollbelege/Abgabenbescheide – 10 Jahre
• Zollkorrespondenz (steuer-/zollrelevant) – 10 Jahre
• Zollrechnungen – 8 Jahre
• Zolltarifauskünfte (verbindliche Zolltarifauskunft, vZTA) – 10 Jahre
• Zugriffs- und Berechtigungskonzepte Buchführung – 10 Jahre
• Zusammenfassende Meldung (ZM) – 6 Jahre (sonstige steuerlich relevante Unterlage)
• Zustellnachweise (z. B. Einschreiben/Rückschein im Geschäftsverkehr) – 6 (8, wenn Buchungsbeleg) Jahre